Método Kaizen: melhoria contínua para sua operação

O Kaizen é um método japonês, e seu nome significa “mudança para melhor”. Assim, esta é uma ferramenta que busca a melhoria contínua por meio da otimização de processos para aumentar a eficiência nos negócios.

Para isso, promove pequenas mudanças que, com o passar do tempo, geram grandes avanços. Uma cultura empresarial baseada no Kaizen realiza mudanças, reduz desperdícios e aumenta a produtividade.

Dessa forma, a empresa consegue se manter competitiva e apta para enfrentar os os desafios do mercado. Neste artigo da SyOS, você entende mais sobre a metodologia, confere exemplos práticos e descobre como aplicar em sua operação. Vamos lá?

O que é o método Kaizen?

A metodologia Kaizen tem como base a ideia de que pequenas mudanças contínuas podem gerar grandes melhorias com o passar do tempo. Para isso, promove a padronização de processos para manter a constância e facilitar a identificação de novas oportunidades de aprimoramento.

Dessa forma, possibilita a replicação das boas práticas em toda a organização. Porém, essa é uma metodologia que exige disciplina e compromisso com o cumprimento das regras e padrões. Com isso, é possível incorporar as melhorias na rotina de trabalho de maneira permanente.

É possível combinar o método com outras ferramentas e metodologias, como o PDCA (Planejar, Executar, Checar, Agir). O principal ponto do Kaizen é que as mudanças resultem em aprimoramento da cultura organizacional e em ganhos.

SAIBA MAIS sobre o PDCA!

Quais são os princípios do Kaizen?

Os princípios Kaizen têm como base a melhoria contínua, a redução de desperdícios e o engajamento de todos os funcionários. Com esses fundamentos, visa promover um ambiente mais produtivo, eficiente e alinhado em busca de melhores resultados. Confira quais são:

Princípio 1 – Melhoria constante

Em primeiro lugar, o Kaizen incentiva pequenos avanços contínuos. Somados, esses esforços geram grandes resultados, permitindo um progresso gradual e significativo da performance.

Princípio 2 – Redução de desperdícios

O Kaizen concentra esforços nos processos que realmente contribuem para alcançar os objetivos estratégicos organizacionais. Assim, ao aumentar a eficiência, elimina atividades que não agregam valor e reduz o desperdício de tempo e recursos.

Princípio 3 – Participação ativa de todos os colaboradores

O método incentiva o engajamento na identificação de problemas e na proposta de soluções. Com isso, estrutura uma cultura de evolução constante em que cada profissional se sente parte do processo.

Como o método Kaizen funciona na prática?

É possível aplicar a metodologia em empresas de todos os portes ou segmentos. Originalmente, o método foi aplicado às linhas de produção para garantir a eficiência dos processos fabris, com mecanismos para o controle de qualidade, padronização de processos e aumento da produtividade.

Um exemplo prático do aprimoramento na produção é a separação prévia de ferramentas que um operário precisa utilizar. Além disso, a criação de dispositivos de fixação otimiza o tempo e a produtividade desse funcionário.

Porém, o método não se limita ao chão de fábrica. Confira outros exemplos de aplicação prática em empresas atualmente:

• Nível gerencial – O método determina que os gestores dediquem pelo menos 50% de seu tempo para aprimorar tarefas e processos;
• Em todos os níveis – Criação de práticas padronizadas de otimização, que vão desde o uso consciente de recursos até procedimentos seguros de compartilhamento de dados sensíveis, por exemplo;
• Comissão interna – É possível criar um grupo Kaizen para ajudar na definição, implementação e no controle das ações de otimização.

É importante ter em mente que o método tem como base pequenas mudanças pequenas, rotineiras e graduais, e não grandes projetos que têm uma implementação mais demorada. Por isso, o processo deve ser simples e facilmente aplicável.

Em quais áreas é possível aplicar o Kaizen?

Da mesma maneira, é possível aplicar o método Kaizen em qualquer área do negócio, desde a operação até a alta gestão. 

Por exemplo, no setor financeiro, é possível aplicar o método para otimizar processos de emissão de notas fiscais, conciliação bancária e geração de relatórios. Para isso, é necessário priorizar práticas e tecnologias que agilizam e tornam essas tarefas mais eficientes para a gestão financeira.

É possível aplicar a mesma lógica a setores como marketing, vendas, recursos humanos, logística, tecnologia da informação, contabilidade, atendimento ao cliente, e outras. Isso porque todas as áreas têm processos que podem ser aprimorados, e o Kaizen contribui para isso na rotina diária.

Vantagens e desvantagens do método Kaizen

Assim como ocorre com outras ferramentas de negócios, existem vantagens e desafios relacionados ao método Kaizen. Por exemplo, aplicá-lo em empresas com longos ciclos produtivos pode ser muito desafiador.

Abaixo, você confere os principais detalhes sobre as vantagens e desvantagens do Kaizen:

Vantagens

• Cultura de melhoria constante;
• Desenvolvimento de uma cultura que se adequa bem às mudanças;
• Reduz a resistência organizacional, já que as ações são rápidas e simples de aplicar na rotina;
• Evita erros e desperdícios;
• Cria uma cultura de dupla checagem;
• Reduz as necessidades de supervisão, inspeção e manutenção corretiva;
• Incentiva a participação dos colaboradores;
• Cria um senso de pertencimento, valor e propósito;
• Melhora o trabalho em equipe;
• Amplia o foco nas necessidades do cliente.

Desvantagens

Empresas mais metódicas podem precisar mudar suas estruturas para criar um ambiente aberto à colaboração da equipe. Além disso, o Kaizen necessita de um bom gerenciamento para evitar o abandono.

Exemplos de aplicação do método Kaizen

Abaixo, você confere exemplos práticos de como aplicar a metodologia em diferentes setores:

Método Kaizen em supermercados

Em supermercados, uma das possíveis formas de aplicar o método é na gestão de estoques. Isso porque o método garante a disponibilidade constante das mercadorias e ajuda a reduzir excessos e itens vencidos.

É possível mapear os produtos em estoque e classificá-los de acordo com sua movimentação para determinar os que têm maior giro e os obsoletos. Com isso, é possível aprimorar o layout dos fluxos de separação e armazenagem, otimizando a produtividade, e tornando a operação mais ágil e eficaz.

Além disso, para reduzir perdas por variações na temperatura, também é possível integrar o método a tecnologias de monitoramento inteligente, como a SyOS. É importante envolver os colaboradores nas mudanças e buscar a otimização contínua para garantir a eficiência desse processo.

Kaizen no setor farmacêutico

No setor farmacêutico, a melhoria contínua pode ocorrer por meio da implementação de programas de sugestões de melhoria. Assim, os colaboradores poderão propor ideias para otimizar processos, reduzir custos e aumentar a qualidade dos produtos. 

Por meio da participação ativa e da implementação de melhorias constantes, a empresa pode se manter competitiva e garantir a satisfação dos clientes.

Além disso, o setor tem o desafio de garantir a qualidade e a segurança de medicamentos e vacinas sensíveis às variações de temperatura. Assim, para promover uma cultura de melhoria contínua, é importante contar com ferramentas inteligentes como o sensor de monitoramento de temperatura da SyOS.

Essa é uma ferramenta para garantir conformidade e assegurar a tranquilidade – mesmo quando a operação está inativa. Conheça:

Como aplicar o Kaizen na logística

No transporte e na logística, é possível implementar melhorias na roteirização e na distribuição para reduzir custos e agilizar entregas. Com isso, é possível reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes.

Além disso, é possível reduzir o tempo ocioso dos veículos, otimizar o uso do espaço no armazém ou eliminar etapas desnecessárias no processamento de pedidos. Assim, é possível reduzir custos e desperdícios e aumentar a eficiência geral da operação, com entregas mais rápidas, menor necessidade de inventário e mais competitividade.

Para reduzir os custos com falhas na logística de produtos sensíveis à variação de temperatura, também é possível integrar o Kaizen à tecnologia de monitoramento inteligente da SyOS. Ela registra a temperatura em tempo real durante toda a rota e envia alertas quando as variações fogem do esperado para te ajudar a tomar medidas preventivas.

Kaizen e outras metodologias de qualidade: como se complementam?

O método Kaizen pode se integrar facilmente a outras metodologias de qualidade para viabilizar a melhoria contínua nos negócios. Confira algumas possíveis integrações e os ganhos que elas podem trazer para sua operação:

Kanban + Kaizen

O Kanban é uma metodologia de gestão ágil que usa cartões e registros visuais para organizar as demandas. Sua base é: só é possível iniciar uma nova tarefa quando a atual for concluída. Integrar Kanban e Kaizen é uma forma de ampliar a capacidade de organização do seu negócio.

Just in time + Kaizen

O Just In Time é uma metodologia que consiste em realizar os processos de produção, transporte, compra e venda no momento correto para evitar estoque parado. Com ela, é possível ter um processo produtivo mais ágil, reduzir custos e aumentar a produtividade.

Qual a relação entre 5s e Kaizen?

A aplicação do método Kaizen costuma passar pela prática do 5S, técnica bastante utilizada no meio empresarial. Cada S tem um significado:

1. Seiri (Senso de utilização) – Diferenciar o que é necessário do que não é para definir prioridades e a eliminar distrações;
2. Seiton (Senso de organização) – Garantir a organização de processos, a acessibilidade de ferramentas e informações, e a rapidez de fluxos de trabalho;
3. Seiso (Senso de limpeza) – Garantir a ordem, a limpeza, a iluminação e a ventilação para o ambiente de trabalho para que os colaboradores se sintam confortáveis e produtivos;
4. Seiketsu (Senso de padronização) – Garantir que todos os colaboradores sigam padrões de otimização alinhados;
5. Sheitzuke (Senso de disciplina) – Direcionar seu foco às atividades propostas pelos 5S para garantir a implementação e incorporação das práticas ao cotidiano da empresa.

Esse método ajuda a implementar a essência do Kaizen e tornar a melhoria contínua um padrão de funcionamento da empresa e de comportamento dos colaboradores.

Empresas que aplicam o método Kaizen

Conheça algumas empresas que utilizam o método Kaizen para a melhoria contínua de seus processos internos:

Toyota

A empresa adotou a filosofia Kaizen de tal forma que criou uma cultura de colaboração chamada “Toyota Way”, com vários elementos relacionados ao Kaizen. Além disso, a empresa aplica o pensamento de que sempre há espaço para melhorias em todos os níveis de operação.

Assim, cada colaborador é ciente de seu papel e responsabilidade em contribuir com novas ideias para otimizar a performance, de acordo com as premissas do Kaizen. Além disso, há incentivo para que os colaboradores encontrem práticas eficientes e modos de melhoria para uma tomada de decisões mais rápida e eficaz.

Ford

A empresa também é adepta à filosofia Kaizen, o que ajudou a empresa a focar na melhoria de seus processos. Assim, quando se viu diante da crise do final da primeira década dos anos 2000, o negócio conseguiu se recuperar de maneira eficiente.

Nestlé

A Nestlé é adepta da produção enxuta, com base na filosofia Kaizen. Isso porque a empresa tem a missão de reduzir desperdícios de todas as maneira. Além disso, compartilha a filosofia de que a melhoria dos processos é uma responsabilidade compartilhada por todos na empresa.

Etapas do Kaizen

O Kaizen possui algumas etapas que ajudam na descoberta de melhorias contínuas, na implementação de mudanças e na avaliação de resultados. Confira as principais etapas da metodologia:

1. Identificar o erro e definir qual área precisa de ajustes mais urgentes. Assim, é possível direcionar esforços para os setores mais críticos;
2. Analisar a situação atual coletando dados sobre o problema e documentando-os para análises futuras, para que seja possível compreender melhor a situação e suas causas raiz;
3. Desenvolver soluções para resolver os problemas identificados; 
4. Implementar melhorias na operação envolvendo todos os colaboradores na resolução do problema;
5. Analisar e ajustar, conforme a necessidade, após a aplicação do método. Esta é uma etapa cíclica, que garante a eficácia das mudanças sejam eficazes e o aperfeiçoamento contínuo.

Kaizen na prática: como aplicar em sua operação

Para aplicar a filosofia Kaizen, é necessário contar com um plano estruturado e engajar os colaboradores. Confira como aplicar em sua operação:

1. Envolva toda a equipe

Incentive a participação e o engajamento de todos os profissionais no processo de melhoria contínua. Isso pode ocorrer por meio de reuniões e treinamentos, com ferramentas para identificar e solucionar problemas rapidamente.

Possuir um canal aberto para sugestões de melhoria e feedbacks também ajuda a criar um ambiente de colaboração. É importante determinar procedimentos claros para a coleta e implementação dessas ações. Este ato está relacionado ao senso de padronização.

2. Determine metas claras

Metas claras são fundamentais para direcionar os esforços e fazer com que todos caminhem rumo à melhoria contínua. Elas também ajudam a entender o progresso e identificar desvios no plano.

Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e possuir prazo determinado. Além disso, é importante documentar esses objetivos e contar com ferramentas para monitorar os resultados e acompanhar a operação. Isso se conecta ao senso de organização.

3. Fortaleça a comunicação

Desenvolva e mantenha canais de comunicação abertos para sugestões e feedbacks. Isso é muito importante para a definição de ajustes e para facilitar a compreensão, o alinhamento e o engajamento de todos em relação à metodologia.

Esse fluxo de comunicação impulsiona a colaboração, a resolução de problemas e a implementação de novas ideias. Neste contexto, o senso de padronização pode contribuir muito para facilitar a resolução das questões. 

4. Avalie e ajuste os processos

Após aplicar as etapas acima, é necessário avaliar os resultados e ajustar a operação, se necessário. Assim, é possível saber o impacto das mudanças e reorganizar as estratégias para solucionar questões e evitar maiores impactos.

Kaizen em 4 pontos: o resumo essencial para aplicar agora

O método Kaizen é uma filosofia japonesa de melhoria contínua. Além disso:

1. O Kaizen tem como base pequenas mudanças diárias
   Isso porque parte da filosofia de que é muito mais simples implementar – e manter – mudanças se elas forem simples e facilmente incorporadas;
2. Seus pilares e princípios contribuem com a redução de desperdícios e o aumento de eficiência
   Por isso, trazem benefícios a qualquer setor, inclusive os altamente regulados, como o alimentício e o farmacêutico;
3. Para aplicar, é preciso envolver equipes, padronizar processos e medir melhorias com indicadores
   O engajamento de todos também contribui para a continuidade das otimizações, evitando o abandono do método em poucas semanas;
4. O método funciona melhor com a integração com outras ferramentas
   5S, PDCA, Kanban e Just in time são exemplos de soluções que podem impulsionar ainda mais os resultados do Kaizen;
5. O método também pode se integrar a outras tecnologias
   Por exemplo, o monitoramento inteligente de temperatura da SyOS, para otimizar operações com itens sensíveis às variações de temperatura.

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Sobre a SyOS

Somos uma startup que tem o objetivo de revolucionar a cadeia do frio no Brasil, através de tecnologias de IoT e Inteligência Artificial aplicadas no monitoramento de produtos que precisam de uma temperatura ideal para manter sua qualidade, como alimentos, vacinas e medicamentos.    

Com isso, empresas que atuam com a gestão do frio têm acesso a dados, relatórios e alertas que ajudam a tomar decisões para otimizar suas operações, evitar a não conformidade e reduzir prejuízos. 

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