Como fazer uma gestão de estoque eficiente?

Uma gestão de estoque eficiente é fundamental para todas as empresas que comercializam produtos físicos. Contudo, realizar esse processo de maneira organizada, otimizada e eficaz ainda é um grande desafio.

Os benefícios desta ação incluem redução de custos, mais produtividade e satisfação dos clientes, além da melhoria no desempenho da empresa. Porém, quando feita de maneira ineficaz, traz impactos que podem levar até à quebra do negócio.

Prova disso são os dados da Pesquisa Abrappe de Perdas no Varejo Brasileiro 2024, que apontam que as principais perdas em supermercados estão relacionadas a erros operacionais de gestão de estoque e inventários.

Os dados de quebras operacionais apontam 8,43% de perdas por produtos danificados no estoque e 5,06% de perdas por produtos esquecidos no estoque. Esses números reforçam a importância de repensar a gestão de estoque, buscando métodos para torná-la cada dia mais eficiente.

E é exatamente para te ajudar nessa mudança que a SyOS criou este conteúdo. Continue lendo e entenda mais sobre a importância da gestão de estoque, suas etapas, tipos, métodos, boas práticas e erros a evitar.

O que é gestão de estoque?

Gestão de estoque é o processo de supervisionar todas as etapas do ciclo de vida de todos os itens que precisam de reposição. Ou seja, desde as matérias-primas nas fábricas até produtos nos depósitos ou nos pontos de venda.

Assim, a gestão de estoque engloba o controle de:

• Recursos como mão de obra, dinheiro e tempo;
• Insumos;
• Produtos em desenvolvimento;
• Itens prontos no ambiente de armazenagem.

O intuito desse gerenciamento é lidar com a variabilidade da cadeia de suprimentos de maneira eficaz. Além disso, essa ação ajuda a aumentar a satisfação dos clientes, reduzindo custos e mantendo a quantidade adequada de estoque.

Para isso, aplica técnicas que ajudam a otimizar a conservação e rotatividade de itens nos armazéns e centros de distribuição. Assim, é possível manter o giro de estoque e priorizar itens de mais saída, de modo a evitar falta de mercadorias, extravios, mercadorias paradas ou vencimentos e estragos.

Esta é uma das ações mais importantes na cadeia de suprimentos, já que é responsável por alimentar os negócios que ocorrem em pontos de vendas, e-commerces, etc. 

Por que a gestão de estoque é fundamental para as empresas?

A gestão de estoque busca encontrar um equilíbrio entre a demanda dos compradores e o suprimento de uma empresa. Assim, ajuda a evitar despesas e danos relacionados à manutenção de um estoque em excesso, como:

• Custos e espaço de armazenamento;
• Roubo ou deterioração;
• Questões de sustentabilidade;
• Baixa na demanda ou valor dos itens;
• Desdobramentos fiscais.

Apesar de o estoque ser um dos maiores ativos de uma empresa, também pode representar um grande passivo. Isso porque normalmente representa um valor elevado, e pode ficar desequilibrado caso não haja uma gestão adequada.

Assim, pode prender os recursos da empresa caso haja excesso ou prejudicar a receita caso haja faltas. Essa gestão é um processo complexo que envolve questões como orçamento, planejamento, logística, operações, etc.

Etapas da gestão de estoque

A complexidade da gestão de estoque está diretamente relacionada ao tamanho e à natureza do negócio. 

Por exemplo, uma operação pequena, que produz poucos produtos, irá gerenciar sua cadeia de suprimentos por meio de processos simples. Por outro lado, uma grande operação terá vários processos interligados e uma cadeia de suprimentos multicamadas.

De qualquer maneira, os a gestão de estoque envolve etapas básicas como:

Planejamento e pedido

As solicitações de matérias-primas, componentes ou produtos no momento certo exige a análise de diversos dados. Assim, começam com as previsões de marketing e vendas para a compreensão da demanda do produto. Porém, também precisam compreender mudanças sazonais e avaliar fatores econômicos.

Recebimento

Receber os itens nas instalações das empresas também envolve um processo complexo de verificação, validação e garantia das condições adequadas para evitar a deterioração de produtos sensíveis a fatores como as variações de temperatura neste momento.

Armazenamento

Envolve a catalogação dos produtos para facilitar o rastreamento. Para simplificar esse processo, é possível usar sistemas de gestão de estoque, que ajudam a organizar a lógica da área de armazenamento, priorizar o estoque mais antigo, mapear os espaços disponíveis e otimizar a distribuição dos produtos.

Venda

Para que o processo de venda seja eficiente, a organização do estoque deve ser otimizada e, de preferência, acessível por meio de sistemas online que permitam consultar a disponibilidade e atualizar os dados de entrada e saída de maneira eficiente.

Relatórios e auditoria

Registrar as movimentações de maneira precisa é fundamental para controlar o estoque desde a entrada dos produtos até a venda. Por meio de auditorias regulares, é possível garantir que os registros estejam corretos e atualizados.

Reposição

Ao analisar o movimento, as empresas podem definir métricas para a reposição dos itens, com atenção especial para os de maior demanda.

Tipos de estoque

Existem diversos tipos de estoque, com particularidades que podem se adequar melhor às necessidades de cada negócio. Para escolher o melhor modelo, é necessário considerar itens como:

• Capacidade de armazenamento;
• Tipo de produto;
• Demanda de mercado;
• Prazo dos fornecedores, etc.

Para tomar essa decisão, é necessário realizar uma análise minuciosa, que considere a estratégia de negócios. Assim, é possível aumentar as chances de sucesso da empreitada. Conheça os diferentes tipos de estoque:

Estoque de ciclo

Considera o ciclo de vida do produto para manter as prateleiras sempre abastecidas. Ou seja, a intenção é sempre disponibilizar novos itens antes que os produtos se esgotem para que a empresa consiga atender às demandas durante o tempo de reposição de estoque. Este é um modelo útil para itens de compra recorrentes, como alimentos e medicamentos.

Estoque de segurança

Conta com uma quantidade de produtos adicional em estoque para evitar problemas com altas demandas ou com o tempo de reposição. É uma reserva de segurança para garantir que a empresa consiga atender às necessidades dos consumidores.

A intenção é que esses itens permaneçam em estoque até que haja novas reposições que mantenham uma margem segura para o negócio. A quantidade de itens varia de acordo com a saída, o produto e o tempo de vida útil.

Estoque sazonal

Conta com um planejamento de abastecimento que considera as variações de demanda conforme a época do ano. Por exemplo, o aumento do estoque de bebidas geladas ou ventiladores nos períodos mais quentes. Entender essas demandas ajuda a evitar a falta ou o excesso de produtos.

Estoque em trânsito

São as mercadorias que estão em deslocamento entre os fornecedores e os centros de distribuição. Apesar de ser invisível ao cliente, esse tipo de estoque impacta no capital de giro, e exige atenção especial aos prazos de logística para evitar falta de produtos.

Estoque obsoleto

Inclui itens com baixa rotatividade ou fora de linha, e representa um valor parado no armazém. É necessário permanecer atento a esse tipo de estoque para liberar espaço e capital e entender melhor as tendências de mercado.

Principais métodos de gestão de estoque

Existem diversos métodos de controle de estoque, mas há três que se destacam como os mais frequentemente utilizados. Conheça-os:

Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair (PEPS) ou First-In, First-Out (FIFO)

Esta metodologia tem como base a ideia de que os produtos mais antigos do estoque devem ser os primeiros a ser vendidos. Mercados que lidam com prazos de validade curtos ou obsolescência de produtos costumam optar por esse método de gestão.

Isso porque ela contribui para a prevenção da deterioração de itens no estoque, já que produtos recém fabricados tendem a aguentar mais tempo de armazenamento.

Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS) ou Last-In, First-Out (LIFO)

Seguindo a mesma lógica, esta metodologia garante que os produtos mais recentes a compor o estoque serão os primeiros a ir para as prateleiras. Esse modelo costuma ser útil em momentos em que há alta nos preços de certos itens, possibilitando um aumento da faixa de lucro sem onerar a empresa.

Porém, priorizar os produtos que têm menos tempo de armazenagem pode trazer discrepância de valores. Isso porque nem sempre há a possibilidade de pagar o mesmo valor por compras distintas junto ao fornecedor.

Média Ponderada Móvel (MPM)

Esse método considera o custo médio dos itens em estoque, considerando as variações de preços entre diferentes compras com o fornecedor. Assim, o método ajuda a recalcular o preço médio dos itens a cada nova aquisição.

Para o cálculo, é necessário dividir os custos de cada mercadoria pela quantidade total em estoque. Mas para garantir sua efetividade, é necessário atualizar os cálculos constantemente para que realmente reflitam a realidade do estoque.

Just-in-Time

Essa metodologia tem como princípio manter apenas os itens necessários para atender às demandas imediatas em estoque. Dessa forma, é possível evitar superlotação do estoque e acúmulos desnecessários.

Curva ABC

Ajuda na organização dos itens em estoque com base em sua classificação de acordo com seu valor para o negócio.

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Cross-docking

Com essa técnica, os produtos que chegam do fornecedor são encaminhados diretamente para as prateleiras. Assim, não há armazenagem na empresa que realiza a venda.

Vendor-Managed Inventory (VMI)

Modelo no qual o fornecedor se responsabiliza por realizar a gestão de estoque do cliente. Assim, ambos colaboram para que o negócio tenha produtos suficientes para atender às demandas dos consumidores.

Sistemas de gestão de estoque

Os sistemas tecnológicos de gestão de estoque são fundamentais para simplificar essa tarefa e torná-la mais eficiente. Afinal, rastrear as mercadorias manualmente ou por meio de planilhas é uma tarefa exaustiva e pouco eficaz.

Existem diversas soluções no mercado, desde aquelas voltadas aos pequenos negócios até plataformas de software como serviço (SaaS) que se integram ao sistema de toda a empresa.

Contudo, a maioria das soluções de gestão de estoque permite:

• Monitorar níveis de estoque e suprimento;
• Acompanhar as movimentações no depósito;
• Rastrear recebimento, retirada, embalagem e expedição de produtos.

Além disso, é possível contar com automação, cálculos de custos, planejamento de cenários e personalização em soluções mais robustas.

Boas práticas de gestão de estoque

Agora que você já conhece os métodos e sistemas da gestão de estoque, confira algumas medidas que você pode tomar para tornar essa prática ainda mais eficiente:

1. Padronizar a base de cadastro de itens

A padronização da base de cadastro dos itens em estoque ajuda a evitar divergências e problemas no inventário. Assim, é possível contar com um registro detalhado e atualizado de todos os produtos, garantindo a integridade das informações.

2. Acompanhar o giro de estoque

Realizar esse acompanhamento é essencial para identificar as variações nas demandas dos produtos e planejar melhor a reposição desses itens. Também é preciso considerar as sazonalidades na demanda e se preparar para elas.

3. Registrar todas as entradas e saídas

Apenas com um registro rigoroso de todas as entradas e saídas é possível manter uma gestão de estoque eficiente. Assim, é possível controlar o fluxo de mercadorias e otimizar o planejamento de reposições de maneira mais precisa.

Essa prática também ajuda a gerenciar perdas,evitar inconsistências, e a calcular a rotatividade e custos do estoque. 

4. Manter o estoque organizado e limpo

Manter a organização dos itens facilita a localização dos produtos e torna o processo de separação mais rápido. Por isso, é fundamental realizar a identificação de todos os itens em estoque, separando por prateleiras, caixas ou paletes.

Além disso, é importante adotar medidas de prevenção contra insetos e roedores que podem danificar ou contaminar os itens. Também é preciso ter um plano contra riscos naturais e garantir a qualidade e integridade do estoque.

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5. Automatizar a gestão de estoque

A automação da gestão de estoque ajuda a evitar erros e falhas rotineiras que podem impactar nas finanças do negócio. Assim, é possível otimizar a precisão dos dados e simplificar os planejamentos e tomada de decisões.

Por meio de sistemas de gestão, é possível automatizar tarefas como:

• Controle de estoque;
• Registro de entradas e saídas;
• Cálculos de estoque mínimo e máximo;
• Criação de relatórios.

Erros comuns na gestão de estoque

Além das boas práticas, confira atitudes que podem trazer consequências negativas ao gerenciamento de estoque:

• Falta de investimento em tecnologia;
• Não mapear as sazonalidades;
• Falta de integração entre setores;
• Não ter um planejamento para mudanças na demanda;
• Reduzir a importância da negociação com fornecedores.

Gestão de estoque em diferentes setores

Além do porte do negócio, também é necessário considerar as particularidades de cada setor específico e das operações. Isso porque cada um possui pontos de problema específicos, além de estratégias particulares para lidar com eles. Confira as aplicações em alguns setores:

Varejo

Varejistas precisam lidar com uma ampla diversidade de produtos e com flutuações nas demandas. Por isso, quanto maior a operação, maior a necessidade de contar com um sistema robusto de gestão, que consiga analisar dados em tempo real para ajudar a prever a demanda de maneira precisa, gerenciar os níveis de estoque e evitar a falta de produtos.

Supermercados

Os supermercadistas enfrentam grandes desafios devido à natureza perecível de muitos de seus itens. Por isso, precisam contar com tecnologias que rastreiam os níveis de ingredientes, datas de vencimento e custos de receitas em tempo real. Assim, conseguem melhorar os níveis de estoque e diminuir a deterioração de alimentos.

Farmácias

A gestão de estoque em farmácias é fundamental para assegurar a disponibilidade de medicamentos. Por isso, é importante contar com sistemas de automação para rastrear taxas de uso, monitorar datas de validade e evitar faltas.

Gestão de estoque de produtos sensíveis às variações de temperatura

Produtos sensíveis às variações de temperatura, como medicamentos, vacinas, alimentos perecíveis, substâncias químicas e componentes eletrônicos exigem um ambiente controlado que ajude a preservar sua qualidade e segurança.

Pequenos desvios nas condições de temperatura podem gerar problemas como degradação, perda de eficácia e até riscos à saúde pública. Por isso, é fundamental otimizar a gestão de estoque desses itens para garantir a preservação de suas condições.

Dessa forma, mais do que equipamentos de refrigeração, é necessário contar com tecnologias de monitoramento e acompanhamento das condições para garantir conformidade, eficiência e segurança em toda a cadeia de suprimentos.

Como a SyOS torna o controle mais eficiente

A SyOS desenvolveu uma tecnologia de monitoramento de temperatura para ajudar a tornar a gestão de estoque de produtos perecíveis mais simples e eficiente. A solução utiliza dispositivos de internet das coisas (IoT) para realizar o monitoramento 24 horas por dia.

Além disso, conta com uma Inteligência Artificial (IA) que analisa os dados de temperatura e envia alertas automáticos sempre que há variações fora da faixa segura. Dessa forma, contribui para reduzir perdas em estoques de produtos perecíveis e assegurar sua qualidade.

Quer otimizar a gestão de estoque de produtos perecíveis em seu negócio? Conheça a tecnologia da SyOS:

Gestão de estoque em 5 pontos

A gestão de estoque é fundamental para garantir que os negócios consigam atender às demandas dos consumidores de maneira eficaz. Além disso:

1. É fundamental para a prevenção de perdas
   Além disso, contribui para a redução de desperdícios e esquecimentos de itens no depósito, o que ainda causa muitas perdas no varejo;
2. Uma gestão eficaz começa com um bom planejamento
   Mas também deve considerar etapas como recebimento, armazenamento, venda e reposição de produtos;
3. Entre as boas práticas estão a organização e a adoção de tecnologias
   Isso tudo contribui para uma gestão eficiente, ágil e que atua de maneira proativa no combate ao desperdício de produtos;
4. Os desafios da gestão de estoque variam conforme setor, produtos, demanda, etc.
   Por isso, é necessário analisar sua demanda, capacidade de armazenamento, etc. para definir as melhores estratégias;
5. Em estoques de produtos sensíveis às variações de temperatura, os cuidados devem ser redobrados
   Por isso, é fundamental contar com soluções como o monitoramento de temperatura inteligente da SyOS e evitar perdas.

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Sobre a SyOS

Somos uma startup que tem o objetivo de revolucionar a cadeia do frio no Brasil, através de tecnologias de IoT e Inteligência Artificial aplicadas no monitoramento de produtos que precisam de uma temperatura ideal para manter sua qualidade, como alimentos, vacinas e medicamentos.    

Com isso, empresas que atuam com a gestão do frio têm acesso a dados, relatórios e alertas que ajudam a tomar decisões para otimizar suas operações, evitar a não conformidade e reduzir prejuízos. 

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