Fluxograma no controle de qualidade: como mapear processos e reduzir falhas

Um fluxograma é uma ferramenta que ilustra etapas, decisões e sequências de processos ou fluxos de trabalho. Essa ferramenta robusta ajuda a planejar, visualizar, otimizar e documentar processos em negócios de diversas áreas.

Na gestão da qualidade, esta é uma ferramenta poderosa que ajuda a reduzir as falhas por ausência de padronização. Além disso, facilita a apresentação dos processos em auditorias e fiscalizações.

Neste conteúdo da SyOS, você confere as principais características dessa ferramenta e como tornar o  fluxograma uma ferramenta estratégica para a qualidade de sua operação. Continue e confira!

O que é fluxograma?

Um fluxograma é uma representação gráfica que possibilita a organização dos processos empresariais em sequência. Seu objetivo é padronizar e clarificar a execução para otimizar a comunicação e a produtividade, e reduzir retrabalhos e custos.

Por meio dele, é possível representar todas as etapas de um processo especificando:

• Ações que precisam de atenção redobrada;
• Rotinas da organização;
• Pontos de alerta;
• Aspectos de melhoria contínua.

Para montar esta representação das etapas sequenciais de um processo, é possível utilizar formas geométricas, setas e símbolos. Dessa forma, é possível visualizar todas as etapas de um fluxo de trabalho, do início ao fim.

O uso dessa ferramenta é bastante comum para mapear processos, identificar gargalos e otimizar as operações em áreas como: engenharia, marketing, manufatura, gestão de projetos, vendas, educação e TI.

Quais são os principais tipos de fluxograma?

Devido à sua facilidade e amplitude de possibilidades de aplicação, também existem diversos tipos de fluxogramas. Confira os principais:

Fluxograma de decisão

Esse tipo serve para detalhar as etapas de uma decisão, antevendo consequências e possíveis cenários e, assim, justificar uma escolha.

O fluxograma de lógica

Este ajuda a revelar gargalos, lacunas e restrições que possam causar problemas em certos processos.

Fluxograma de sistema 

Já este serve para representar o fluxo de informações em um sistema.

O fluxograma de produto

Serve para ilustrar o processo e a ordem das sequências para a criação de um produto. Muito importante para produtos em desenvolvimento ou para o aperfeiçoamento de processos que já existem.

Fluxograma de processo 

Por fim, este serve para demonstrar o caminho que um processo leva para atingir um resultado. Seu uso normalmente é voltado à criação de novos processos ou à aprimoração de existentes.

Outros tipos de fluxogramas:

• Fluxograma de documento;
• O fluxograma de dados;
• Fluxograma de sistema; 
• O fluxograma de programa;
• Fluxograma geral;
• O fluxograma detalhado;
• Diagrama PERT;
• Fluxograma de fluxo de trabalho;
• Diagrama de raia;
• Diagrama de fluxo de dados (DFD);
• Diagrama de fluxo de processos (PFD);
• Notação e modelo de processos de negócio (BPMN);
• Fluxograma de linguagem de especificação e descrição (SDL);
• Fluxograma de cadeia de processos orientados por eventos (EPC).

Para que serve um fluxograma na prática?

Na prática, os fluxogramas fornecem uma base visual que ajuda na análise e melhoria contínua de processos. Confira algumas aplicações:

Mapear processos

Por meio dos fluxogramas, é possível visualizar e compreender mais facilmente e com clareza todas as etapas de um processo. Essa é uma maneira de garantir que todos entendam as tarefas e de analisar cada etapa de maneira mais simples e rápida.

Identificar gargalos

Esta ferramenta também possibilita a detecção de redundâncias e ineficiências, indicando pontos críticos e facilitando a tomada de decisão. O mapeamento de todo o processo permite o acompanhamento e a destinação de tempo e recursos necessários para todas as  etapas.

Comunicação das equipes

Por serem visuais, os fluxogramas simplificam a comunicação, já que todos podem saber facilmente as etapas do projeto e quais itens ainda são necessários. Eles também ajudam a treinar novos membros da equipe, mesmo durante o andamento dos projetos.

Padronizar processos

Os fluxogramas ajudam a padronizar processos e projetos semelhantes, economizando tempo e reduzindo desgastes. Esse registro ajuda na conformidade e melhorias contínuas, facilitando a apresentação de documentos em auditorias.

Como fazer um fluxograma passo a passo

Para criar um fluxograma claro e eficiente, é necessário seguir pelo menos cinco etapas básicas. São elas:

1. Definir o escopo e a finalidade – Defina o objetivo do seu projeto, bem como datas de início e conclusão;
2. Organize as tarefas em ordem cronológica – Isso ajudará na priorização e direcionamento de todo o projeto;
3. Atribua os símbolos corretos para cada tarefa – Dessa forma, a visualização ficará mais simples e intuitiva;
4. Desenhe o fluxograma – Por meio de uma ferramenta que permita o simples compartilhamento entre a equipe;
5. Valide e aprimore – Peça a opinião dos membros da equipe para identificar possíveis gargalos e aperfeiçoar seu fluxograma.

Para garantir um fluxograma completo e funcional, garanta que ele possua:

• Início e fim claros;
• Todos os passos necessários para completar um processo;
• Pontos de decisão;
• Setas para indicar a direção do fluxo de trabalho;
• Responsabilidades.

Fluxograma de processo aplicado ao controle de qualidade

A gestão da qualidade tem a busca pela melhoria contínua de processos com um pilar. Porém, para tornar isso possível, é necessário contar com o apoio de ferramentas específicas.

As ferramentas de gestão da qualidade ajudam no diagnóstico de falhas, na medição de desempenho, na identificação de problemas e orientam a tomada de decisões. Em outras palavras, tornam a melhoria contínua mais concreta e objetiva.

O fluxograma é uma das sete ferramentas básicas da qualidade, fundamental para a melhoria contínua de processos na operação. Isso porque ajuda a documentar processos, facilita a conformidade com requisitos de qualidade e outros.

Entre os benefícios dessa ferramenta para a gestão da qualidade estão:

• A descoberta, mapeamento e reconhecimento dos processos por parte da equipe;
• A identificação de redundâncias ou oportunidades de melhoria;
• A padronização e transparência dos processos.

O mapeamento de cada fase facilita a previsibilidade de possíveis erros e a visualização de otimizações. Com essa clareza, é possível padronizar procedimentos, garantir resultados consistentes e aumentar a qualidade dos produtos ou serviços.

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Exemplo prático: mapeando o controle de temperatura dentro do fluxo de qualidade

O mapeamento térmico de ambientes, produtos e equipamentos é uma etapa fundamental entre os processos de qualidade em vários setores. As áreas altamente reguladas, como a farmacêutica e a alimentícia, são as que mais precisam desse tipo de solução.

Assim, é possível utilizar fluxogramas para mapear os pontos críticos de temperatura e umidade no transporte, armazenamento e distribuição dos produtos sensíveis às variações de temperatura.

Esse mapeamento vai ajudar a monitorar e estabelecer as variações de temperatura durante esses processos para ajudar a manter uma estabilidade térmica. Dessa forma, é possível garantir que o produto mantenha suas propriedades e características.

Porém, realizar esse mapeamento apenas com o controle manual pode ser um desafio em operações complexas. 

Como o monitoramento inteligente transforma o fluxograma em melhoria contínua?

Com o monitoramento de temperatura inteligente, é possível acompanhar as variações 24 horas por dia, 7 dias por semana, mesmo quando a operação está em pausa. Assim, é possível garantir a conformidade dos itens durante todo o tempo.

Soluções como a SyOS oferecem monitoramento em tempo real com alertas automáticos quando a temperatura foge do padrão. Dessa maneira, você pode agir de maneira preventiva e garantir a qualidade e segurança dos produtos.

Além disso, conta com rastreabilidade e histórico confiável para apresentar em auditorias. Dessa maneira, você conta com documentos de temperatura confiáveis para complementar os fluxogramas e comprovar a conformidade em fiscalizações.

Comparativo: fluxograma com e sem controle digital

Abaixo, você poderá entender melhor como o monitoramento inteligente contribui, juntamente com o fluxograma, para a criação de uma cultura de melhoria contínua na gestão da sua operação:

Quer contar com essa facilidade em sua operação? Conheça a solução da SyOS hoje mesmo:

Como o fluxograma ajuda a reduzir desvios em diferentes setores

Por sua facilidade de aplicação, o fluxograma pode ser muito útil para diversas áreas, inclusive para a redução de desvios na gestão da qualidade. Veja alguns exemplos de aplicação por setor:

Indústria alimentícia

Na indústria alimentícia, o fluxograma de produção é uma ferramenta importantíssima, que possibilita a visualização do processo como um todo. Porém, para isso, ele deve ser claro e funcional para facilitar as mudanças do processo e ajudar na criação de projetos futuros.

Na indústria alimentícia, o fluxograma de produção ajuda a identificar gargalos e otimizar os processos do negócio. Isso porque ele ajuda a organizar e otimizar as atividades de produção para entregar um produto ou serviço que agregue valor para o cliente.

Ao organizar e classificar as etapas em um fluxograma, é possível evitar processos dispersos, atrasos e prejuízos. Além disso, essa ferramenta ajuda os gestores em tarefas como:

• Garantia de qualidade;
• Organização de etapas;
• Melhor desempenho;
• Identificação de gargalos;
• Delimitação de responsáveis por cada etapa;
• Definir padrões de procedimentos;
• Criar listas de verificação de produção;
• Definir e revisar funções;
• Reduzir retrabalho e tarefas de baixo valor agregado.

Setor farmacêutico

Da mesma maneira, na indústria farmacêutica, o fluxograma ajuda a reduzir desvios e a padronizar processos complexos. Dessa forma, fica mais fácil identificar ineficiências, pontos críticos e riscos de contaminação.

O mapeamento de cada etapa ajuda a prevenir erros operacionais e a garantir conformidade com as normas da Anvisa e as Boas Práticas de Fabricação (BPF).

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Supermercados

Negócios que lidam com fluxo de mercadorias, como supermercados, necessitam de uma operação logística eficiente. Para isso, é necessário organizar as etapas, que vão desde a produção até a entrega ao cliente final, e o fluxograma é ideal para essa organização.

Mapear todos esses processos ajuda no estabelecimento de um padrão de qualidade e checagem de informações.

Logística

Por fim, na logística, o fluxograma ajuda a mapear e otimizar os processos por meio de uma representação visual de todas as etapas do fluxo de operações. Essa ferramenta ajuda as empresas a aumentarem sua eficiência, identificar gargalos e reduzir custos.

Fluxograma aplicado à qualidade em 5 pontos

O fluxograma é uma representação visual e estruturada de um processo. Além disso:

1. Essa ferramenta permite padronizar e mapear pontos críticos das operações
   Devido à facilidade de aplicação, é possível utilizá-la nos mais diversos setores e processos empresariais;
2. Existem diversos tipos de fluxograma
   Desde o fluxograma de processos ao de decisão, de lógica ou processo, cada um pode ajudar a otimizar sua operação;
3. Ajuda a reduzir desvios e evidenciar falhas operacionais
   Ao desenhar todo o processo, é possível visualizar o que está funcionando e reduzir falhas;
4. Facilita auditorias ao organizar responsabilidades e registros
   Com a documentação e padronização dos processos, fica mais fácil comprovar a adequação e conformidade;
5. Ganha potência quando integrado a outras ferramentas
   Por exemplo, junto com o monitoramento de temperatura inteligente, o fluxograma ajuda a comprovar a conformidade com normas que exigem o acompanhamento dessa variável.

Conheça o serviço de monitoramento de temperatura inteligente da SyOS e conte com uma ferramenta robusta para otimizar a gestão da qualidade em seu negócio.

Continue acompanhando o blog da SyOS para conhecer as ferramentas de qualidade mais importantes para a sua operação!

Sobre a SyOS 

Somos uma startup que tem o objetivo de revolucionar a cadeia do frio no Brasil, através de tecnologias de IoT e Inteligência Artificial aplicadas no monitoramento de produtos que precisam de uma temperatura ideal para manter sua qualidade, como alimentos, vacinas e medicamentos.    

Com isso, empresas que atuam com a gestão do frio têm acesso a dados, relatórios e alertas que ajudam a tomar decisões para otimizar suas operações, evitar a não conformidade e reduzir prejuízos. 

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