Relatório de não conformidade: o que é e papel na qualidade

Um relatório de não conformidade (RNC) serve para identificar e registrar desvios no padrão de qualidade de produtos, serviços e processos. Todas as áreas de uma organização podem criar este documento, que é uma importante ferramenta de qualidade.

As não conformidades são eventos em que o produto, serviço ou processo não atende as determinações de qualidade. Identificar e corrigir esse tipo de problema é fundamental para a melhoria contínua e para a conformidade com a legislação.

Da mesma maneira, o RNC serve como evidência em auditorias e fiscalizações. Isso porque, muito mais do que uma operação perfeita, nestas ocasiões, é necessário apontar as variações na rotina e as medidas tomadas para evitar problemas maiores.

Um RNC realmente eficiente precisa ajudar a entender qual era a ameaça por trás do desvio que aconteceu. Além disso, deve indicar as ações tomadas para sanar o problema, e para evitar que ocorra novamente.

Neste artigo da SyOS, você poderá entender mais sobre o Relatório de Não Conformidade e a importância de apresentar esse documento em auditorias e fiscalizações. Continue a leitura e confira!

O que é um relatório de não conformidade?

O relatório de não conformidade é um documento que serve para registrar e documentar desvios no padrão de qualidade. Sua função é auxiliar a gestão na melhoria contínua de processos, produtos ou sistemas.

Além disso, ajuda no acompanhamento de medidas de correção e prevenção das falhas. Seu uso vai desde processos de qualidade até manutenções, sendo fundamental para comprovação de conformidade em inspeções e auditorias.

Esta é uma ferramenta fundamental do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) das empresas. Isso porque permite a análise de problemas, a identificação de causas e o tratamento adequado para ações como, por exemplo:

• Documentação de desvios: Registrar não conformidades como origem, descrição, abrangência, reincidência e ação de correção;
• Análise de problemas: Facilitar a identificação das causas dos problemas para uma compreensão mais aprofundada de falhas em processos;
• Implementação de correções: Orientar ações corretivas para resolver problemas;
• Melhoria de processos: Apoiar a melhoria contínua;
• Garantia de conformidade: Garantir que os processos atendam aos padrões de qualidade;
• Promoção da Cultura de Qualidade: Incentivar os colaboradores a identificarem e reportarem não conformidades para promover uma cultura de compartilhamento de responsabilidade pela qualidade.

A identificação e o tratamento de não conformidades são fundamentais para evitar a perda de clientes e garantir a melhoria contínua. Além disso, esse processo ajuda na prevenção da recorrência de problemas, tornando as operações mais eficientes.

Diferença entre conformidade e não conformidade

Conformidade é estar de acordo com regras, normas, regulamentos e políticas internas. Significa cumprir essas obrigações para assegurar a qualidade, segurança e ética, garantindo a credibilidade e eficiência de processos.

Por outro lado, a ISO 9000/2015 determina, no item 3.6.9 que uma não conformidade é o “não atendimento de um requisito”. Isso inclui desde atrasos em entregas até a produção de produtos fora do padrão de qualidade e o armazenamento de itens em condições fora do ideal.

Principais causas de não conformidades

Podem ocorrer não conformidades em diversas áreas de uma empresa. Normalmente, elas indicam falhas de controle, execução ou comunicação de processos. Assim, é fundamental compreender suas causas para garantir a melhoria contínua.

É possível agrupar os motivos de não conformidades em quatro categorias. Confira-as:

Pessoas

• Erros humanos: Podem ocorrer por tarefas manuais e repetitivas, falta de atenção ou descumprimento de procedimentos;
• Falta de treinamento;
• Falta de alinhamento.

Processos e métodos

• Procedimentos inadequados com instruções desatualizadas ou mal descritas;
• Falta de padronização;
• Falta de clareza sobre papéis e distribuição de tarefas.

Equipamentos e materiais

• Equipamentos com falhas podem produzir itens fora de padrão;
• Insumos de baixa qualidade.

Outras causas comuns

• Limitação de recursos como tempo, equipe ou orçamento reduz o controle operacional;
• Alterações legais e de exigências de clientes;
• Falta de monitoramento contínuo, deixando desvios sem correção.

Por que o relatório de não conformidade é importante?

Identificar uma não conformidade durante a execução de processos não é algo necessariamente negativo. Por meio dessa identificação, é possível evitar que o erro se torne recorrente e traga danos aos clientes, e ainda pode ser uma chance de melhoria.

Além disso, documentar essas não conformidades é muito importante para a evolução das empresas. Isso porque, além do cumprimento das normas e padrões, essa tarefa traz diversas vantagens, como:

• Histórico de evolução;
• Registro de aprendizados;
• Melhoria contínua;
• Aprimoramento da qualidade;
• Mais engajamento dos colaboradores, que podem acompanhar seu próprio progresso;
• Redução de custos;
• Prevenção de recorrências;
• Satisfação do cliente.

O uso e tratamento corretos do relatório de não conformidade contribui para a construção e fortalecimento da Cultura da Qualidade na organização.

Quando fazer um RNC?

Sempre que houver um desvio em relação aos requisitos de qualidade, é necessário fazer um RNC. Isso independe de as normas serem internas, como códigos de ética e políticas, ou externas, como normas técnicas e leis.

Confira exemplos de situações práticas que exigem a documentação de não conformidades:

• Falhas em testes de qualidade;
• Produtos com devoluções recorrentes;
• Lotes com especificações diferentes; 
• Irregularidades em processos internos;
• Constatações de não atendimento às normas em auditorias;
• Ausência de evidências de conformidade;
• Feedbacks e reclamações de clientes.

CONFIRA ferramentas e benefícios da Gestão da Qualidade

Como fazer um relatório de não conformidade passo a passo

Confira, abaixo, o passo a passo para fazer um relatório de não conformidade da maneira correta:

Registro do fato

O primeiro passo é documentar o evento de maneira clara, objetiva e factual. Para isso, é necessário registrar o quê aconteceu, data, hora e local da ocorrência, bem como as pessoas que estavam presentes nesse momento.

Evidências objetivas

As não conformidades precisam de evidências objetivas que comprovem o problema e orientem a investigação. Quanto mais completas elas forem, a avaliação de conformidade será mais eficiente. Para isso, é possível anexar vídeos, fotos, documentos relevantes, dados de sistema e/ou depoimento de funcionários.

Essas evidências ajudam a fundamentar a opinião do auditor em fiscalizações. Ou seja, elas transformam suposições em fatos concretos, possibilitando análises confiáveis e com base na realidade da operação.

Lembre-se que as evidências são a base da credibilidade dos seus processos em uma auditoria. Sem ela, os inspetores não terão segurança técnica para validar o quanto o seu negócio está preparado para resolver não conformidades e garantir a aderência às normas.

Referências

É importante relacionar a não conformidade aos padrões e normas que foram violados no evento em questão. Tornar clara a ligação com essas regulamentações é uma maneira de contextualizar o erro e facilitar a compreensão do que ocorreu e a identificação de uma solução.

Registro de ações

Após identificar a não conformidade, é fundamental mapear ações para conter ou mitigar o problema para garantir a segurança e a continuidade operacional. No relatório, é necessário descrever o passo a passo dessas ações.

Além disso, é necessário documentar ações que serão implementadas para evitar a reincidência. O plano para evitar que o problema se repita deve ser claro, com o intuito de eliminar a causa raiz da questão.

Como usar o relatório de não conformidade para otimizar processos?

Muito mais do que documentar, o relatório de não conformidade é um ponto de partida para otimizar processos e evitar reincidências. Isso porque também funcionam como fonte de informação e comunicação de desvios.

Além da evidência de que a empresa possui um processo de gestão de não conformidades, o RNC é muito importante para:

• Indicar o desempenho de sistemas e operações de gestão da qualidade;
• Manter um histórico de não conformidades, facilitando a tomada de decisão em ocorrências futuras;
• Promover ações preventivas.

Ter poucos RNCs não significa necessariamente que o sistema de gestão da qualidade (SGQ) é bem sucedido, assim como ter muitos não indica fracasso. É comum que as organizações não registrem as não conformidades apenas por não possuírem um método de identificação de desvios.

Além disso, é necessário realizar um acompanhamento desde a ocorrência até a análise das ações corretivas. Caso haja dificuldades para solucionar o problema, é preciso realizar uma análise mais detalhada da causa raiz para entender se há outras questões impactando-a. 

É fundamental tratar as não conformidades de maneira estratégica e implementar esforços para garantir sua correção. Com isso, é possível otimizar processos e melhorar os produtos ou serviços da empresa.

Como a tecnologia ajuda a registrar não conformidades com mais confiabilidade?

Com o aumento da complexidade regulatória, a tecnologia tornou-se uma parceira para garantir eficiência e confiabilidade ao registro de não conformidades. Isso porque possibilita o monitoramento contínuo, a centralização de informações e a integração do registro a outros processos de compliance.

Com uma gestão manual, a empresa tem registros dispersos com grande risco de erro e dificuldade de controle. Porém, uma gestão digital garante histórico confiável e centralizado, com padronização das informações e rastreabilidade.

Por exemplo, por meio da automação é possível monitorar processos em tempo real e identificar desvios quando eles ocorrem. Soluções com inteligência artificial para analisar os dados ainda enviam alertas quando há variações fora do esperado.

Além disso, com registros claros e rastreáveis de todas as tarefas é possível identificar quando e onde ocorrem as não conformidades. Em setores altamente regulados, isso é ainda mais importante.

A solução de monitoramento de temperatura da SyOS é um exemplo de tecnologia que ajuda na identificação de não conformidades em operações que lidam com produtos perecíveis.

Isso porque integra automação, monitoramento em tempo real, registros confiáveis, rastreabilidade e IA tanto para identificar como para agir rapidamente antes que a não conformidade vire uma perda real na operação.

Fale com um especialista da SyOS e entenda como contar com essa confiabilidade em sua operação:

Relatório de não conformidade em 5 pontos essenciais

O relatório de não conformidade serve para registrar desvios que ocorrem na operação. Além disso:

1. É uma ferramenta fundamental de gestão da qualidade
   Isso porque auxilia no acompanhamento de ações corretivas e na prevenção de reincidências, além de servir de prova documental em auditorias
2. As principais causas de não conformidade estão relacionadas a pessoas, processos e equipamentos
   Elas podem ocorrer por diversos motivos, e fazem parte da rotina operacional
3. Esconder uma não conformidade é um grande erro
   Em fiscalizações, vale muito mais documentar a ocorrência e medidas corretivas para demonstrar maturidade na operação
4. O Relatório de Não Conformidade não serve apenas para registrar desvios
   Mas para otimizar processos, conter danos e evitar desperdícios, criando uma cultura de gestão da qualidade
5. A tecnologia é fundamental para a identificação e comprovação de não conformidades
   Por exemplo, soluções como o monitoramento de temperatura inteligente da SyOS são fundamentais para lidar com não conformidades na cadeia fria.

Conheça a solução da SyOS e otimize sua operação hoje mesmo:

Continue acompanhando o blog da SyOS para conhecer mais ferramentas relacionadas à gestão da qualidade!

Sobre a SyOS 

Somos uma startup que tem o objetivo de revolucionar a cadeia do frio no Brasil, através de tecnologias de IoT e Inteligência Artificial aplicadas no monitoramento de produtos que precisam de uma temperatura ideal para manter sua qualidade, como alimentos, vacinas e medicamentos.    

Com isso, empresas que atuam com a gestão do frio têm acesso a dados, relatórios e alertas que ajudam a tomar decisões para otimizar suas operações, evitar a não conformidade e reduzir prejuízos. 

Descubra mais sobre a SyOS ou entre em contato com o nosso time de especialistas para conhecer melhor nossa solução.