Matriz GUT: como priorizar problemas de forma rápida e eficiente

A matriz GUT é uma ferramenta de gestão de processos que pode ser muito útil para a gestão da qualidade, especialmente em setores como o farmacêutico e o alimentício. Isso porque ajuda a alinhar frentes como indústria, distribuidoras e pontos de venda ao consumidor final para garantir entregas seguras e de excelência.

A técnica ajuda a hierarquizar riscos para definir uma ordem de prioridade para lidar com as questões de qualidade que aparecem no dia a dia. Além disso, sua aplicação é simples e muito eficaz para lidar em casos de não conformidades.

Neste conteúdo da SyOS, você confere o que é a Matriz GUT e exemplos de aplicação na manutenção e na qualidade, além de poder baixar nossa Matriz GUT editável grátis para descobrir qual é o nível de prioridade dos seus desafios. Continue essa leitura e conheça os benefícios dessa ferramenta para sua operação!

O que é a matriz GUT e para que serve?

A matriz GUT é um instrumento de priorização de demandas, como problemas, riscos, processos e não conformidades. Para isso, utiliza um cálculo que considera a gravidade (G) do problema, sua urgência (U) e sua tendência (T) de piora.

Assim, o gestor monta uma tabela, enumerando o problema e estabelecendo uma nota de 1 a 5 para cada um dos critérios GUT. Quanto mais alto o resultado desse cálculo, mais clareza sobre as tarefas que devem ser priorizadas.

Dessa forma, a matriz GUT ajuda a trazer visibilidade aos problemas, facilitando a organização e a medição de seus impactos no negócio. Além disso, contribui para otimizar a qualidade nas operações e processos de trabalho.

O que é matriz de priorização e qual a diferença para a matriz GUT?

A matriz de priorização é uma ferramenta voltada à gestão de tempo e tarefas, e ajuda na na produtividade pessoal e na organização do dia a dia. Além disso, tem dois eixos como base: a importância e a urgência de cada tarefa.

Outro ponto importante da matriz de priorização, também conhecida como Matriz de Eisenhower, é a classificação de atividades em quatro categorias: fazer agora, agendar, delegar ou eliminar.

Assim, ambas auxiliam na organização de atividades e decisões. Porém, os focos são diferentes:

• A Matriz de Eisenhower ajuda a organizar tarefas diárias e melhorar a produtividade;
• A Matriz GUT ajuda a analisar situações que podem trazer impactos ao negócio como um todo.

Quais são as três bases da matriz GUT?

Entenda mais sobre cada um dos critérios de análise da matriz GUT:

Gravidade: análise do impacto do problema

Esse critério é importante para mensurar o impacto que o problema pode causar aos processos, sistemas ou organizações. Para avaliá-lo, é importante refletir sobre as consequências do problema, se ele não for solucionado, os efeitos em longo prazo, as áreas afetadas e os custos relacionados.

Ou seja, a gravidade está diretamente relacionada às perdas financeiras, operacionais, humanas ou de imagem que a organização pode sofrer. Assim, quanto maior o impacto negativo, mais alta é a nota de gravidade na matriz.

Urgência: tempo necessário para a resolução

Para analisar se um problema é urgente, é necessário refletir se ele pode trazer impactos negativos à empresa se não for solucionado logo. O cálculo envolve a análise do tempo disponível para a resolução e a redução de seus efeitos. Assim, quanto menos tempo disponível, maior é a urgência. 

Tendência: evolução do problema

Por fim, a tendência está relacionada às chances de um problema não tratado corretamente piorar com o passar do tempo. Para essa análise, é possível utilizar ferramentas como a análise SWOT, que identifica forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relacionadas à situação.

Cruzando esses dados com a análise de tendência, é possível saber se há chances de a gravidade aumentar e quais os impactos que a questão pode causar à empresa.

Como calcular a matriz GUT? Passo a passo

Apesar de bem estruturada, a matriz GUT é uma ferramenta subjetiva. Isso porque os valores atribuídos a cada critério variam conforme a percepção de quem a está realizando. Porém, o passo a passo para o cálculo envolve as seguintes etapas:

• Passo 1: Liste os itens a serem analisados – projetos, problemas, tarefas, não conformidades e outros;
• Passo 2: Defina os critérios de gravidade (G) – Quais são as consequências se o problema não for resolvido?
• Passo 3: Defina o critério de urgência (U) – Veja se há necessidade de resolver o problema imediatamente;
• Passo 4: Defina o critério de tendência (T) – Qual é a probabilidade do problema se agravar com o passar do tempo?
• Passo 5: Atribua uma pontuação de 1 a 5 para cada critério – Considere que quanto maior a pontuação, mais intenso é aquele critério. Por exemplo:
  • Gravidade: 1 – impacto mínimo; 2 – baixo impacto; 3 – impacto médio; 4 – alto impacto; 5 – impacto crítico.
  • Urgência: 1 – pouco urgente; 2 – urgente; 3 – muito urgente; 4 – extremamente urgente; 5 – emergencial;
  • Tendência: 1 – tendência de diminuir; 2 – tendência de se manter; 3 – tendência de aumentar lentamente; 4 – tendência de aumentar rapidamente; 5 – tendência a se agravar rapidamente.
• Passo 6: Multiplique os valores atribuídos a cada critério – Assim, você terá a pontuação final de cada item;
• Passo 7: Ordene os itens da lista do maior para o menor – Os itens com pontuação mais alta exigem mais atenção e devem ser priorizados.

A boa notícia é que você não precisa realizar todo esse passo a passo. A SyOS preparou uma matriz GUT que realiza o cálculo de forma automática para você. Veja como ela funciona a seguir!

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Exemplos práticos de aplicação da matriz GUT

É possível aplicar a matriz em praticamente todos os setores e em diversas situações em que é necessário hierarquizar prioridades. Abaixo, você confere alguns exemplos práticos:

Falhas em sistemas

Em primeiro lugar, visualize uma empresa de e-commerce que está com uma falha que impede os clientes de finalizarem suas compras. Por meio da matriz GUT, os gestores podem classificar os problemas relacionados, como perda de vendas e satisfação do consumidor.

Utilizando os critérios de gravidade, urgência e tendência, os gestores ajudam a equipe de TI a priorizar as tarefas para a recuperação do sistema.

Otimização de processos

Nessa frente, é possível utilizar a matriz para mapear gargalos e ineficiências em processos. Aplicando os princípios GUT, é possível determinar quais ações são mais indicadas para tornar os processos mais eficientes.

Planejamento estratégico

Em terceiro lugar, é possível utilizar a matriz GUT no planejamento estratégico. Assim, a alta gestão pode priorizar as ações que ajudarão a chegar nas metas empresariais e alocar os recursos de maneira estratégica.

Manutenção

As equipes de manutenção podem utilizar a GUT para lidar com altas demandas de reparos em equipamentos de refrigeração, por exemplo. Assim, é possível priorizar cada tarefa, de acordo com a gravidade, urgência e tendência, e atuar efetivamente na prevenção de perdas.

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Gestão da qualidade

Por fim, a matriz ajuda a gestão da qualidade a lidar com problemas desde falhas na produção até atrasos de fornecedores. Com os índices, a equipe poderá priorizar a resolução de problemas e atuar de maneira estratégica para garantir que todos os produtos e processos estejam dentro do padrão.

Quais são os benefícios da matriz GUT para os setores alimentício e farmacêutico?

Em setores altamente regulados, como o alimentício e o farmacêutico, é muito importante contar com ferramentas para apoiar a gestão da qualidade e garantir a segurança dos produtos. 

A matriz GUT é uma grande aliada para lidar com situações problemáticas e de não conformidade. Confira outros benefícios dessa ferramenta para a Gestão da Qualidade: 

1. Priorização de ações de maneira eficiente

O grande benefício da matriz GUT é a priorização de tarefas, orientando qual problema resolver primeiro. Em situações de urgência ou quando muitos problemas surgem de uma única vez, ela é particularmente benéfica.

Os três pilares da ferramenta (Gravidade, Urgência e Tendência) ajudam a trazer clareza às decisões. Afinal, se uma situação tem alta probabilidade de ocorrer e pode gerar graves consequências ao negócio, é necessário resolvê-la de maneira mais urgente.

2. Definição da gravidade das situações

A matriz GUT ajuda a definir as prioridades de maneira mais clara, considerando a real urgência de cada situação. Isso ajuda a manter o foco na qualidade e segurança dos produtos ou processos, além de trazer mais rapidez e eficiência.

3. Organização de processos internos

Na gestão da qualidade, se um risco passa despercebido, ele pode se tornar um problema e trazer resultados desastrosos ao negócio. A matriz GUT auxilia na organização das tarefas, atenção aos detalhes e correção de gargalos, com base na ordem de priorização.

4. Identificação de não conformidades 

Quando a equipe de gestão da qualidade utiliza a matriz, pode conduzir melhor as não conformidades da operação. Isso porque podem traçar planos de maneira mais rápida e eficaz, além de registrar seus aprendizados para replicar padrões de sucesso de tratativas anteriores.

5. Fácil replicação

A gestão da qualidade enfrenta um grande impasse quando utiliza metodologias de gestão de risco: a aplicação na rotina das equipes operacionais. Isso porque a maioria delas é complexa e exige muitas etapas e detalhes técnicos.

Por outro lado, a matriz GUT é simples e intuitiva e pode ser incorporada à rotina da equipe de maneira rápida e eficaz. 

Desvantagens da matriz GUT

Apesar de todas as vantagens da matriz GUT, como toda ferramenta, ela possui alguns limites. O foco de sua utilização é a priorização de problemas, mas ela não engloba as estratégias de resolução.

Dessa forma, a principal desvantagem da matriz GUT é a necessidade de recorrer a outras metodologias para a efetiva resolução de problemas. Para completá-la, é possível utilizar a análise SWOT, diagrama de Ishikawa e ciclo PDCA, por exemplo.

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Quando utilizar a Matriz GUT na sua operação?

Em geral, é possível usar a matriz GUT em qualquer situação que exija a priorização de situações para a tomada de decisões. Isso porque viabiliza uma análise cuidadosa de cada cenário atual e seus desdobramentos.

Confira as principais maneiras de utilizar a matriz GUT na sua operação diária:

Priorização de problemas

A ferramenta ajuda a evidenciar quais situações terão mais impacto sobre o negócio, e com isso, é possível hierarquizar o quê deve ser resolvido primeiro. Assim, é possível evitar danos e prejuízos, garantindo a sustentabilidade empresarial.

Priorização de processos 

A matriz também ajuda a priorizar processos para garantir que as operações sejam mais simples e dinâmicas. Além disso, auxilia na evidência dos processos que trarão os resultados que a empresa necessita para alcançar seus objetivos.

Priorização de riscos 

Quanto aos riscos, a ferramenta ajuda a focar nos problemas que têm mais potencial de dano tanto financeiro quanto estrutural e até mesmo aos recursos humanos. Dessa forma, ajuda na tomada de uma postura que visa a prevenção e mitigação de riscos.

Priorização de não conformidades

Por fim, algumas operações lidam com altos volumes de não conformidades em sua rotina. Nesses casos, a matriz ajuda a definir a ordem de resolução dos problemas otimizando operações como a manutenção e outras.

Monitoramento de temperatura para controle de qualidade

O monitoramento inteligente de temperatura pode trazer insumos que ajudarão na classificação de situações relacionadas ao controle de temperatura com base nos índices da matriz GUT.

Com uma solução confiável e eficaz para sua operação, como a SyOS, você pode garantir a segurança e a qualidade em operações altamente reguladas. Conte com um sistema confiável e acessível, que fornecerá dados reais para embasar sua tomada de decisões.

Conheça:

4 pontos essenciais sobre a matriz GUT

A matriz GUT é uma ferramenta que atribui pontos às situações para ajudar na priorização de tarefas. Além disso:

1. Ajuda a trazer visibilidade aos problemas
   Isso porque facilita a organização e a medição do impacto de cada situação sobre o negócio;
2. É composta pela Gravidade, Urgência e Tendência
   Ao atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um desses aspectos, as equipes conseguem visualizar o que é mais prioritário e direcionar seus esforços
3. Esta é uma ferramenta simples e replicável
   E ajuda muito quando é necessário tomar decisões rápidas para evitar danos ao negócio;
4. Pode ser combinada com outras ferramentas de qualidade
   Sua principal limitação é não focar na resolução dos problemas, por isso, é possível usar outras ferramentas, como PDCA, e soluções como os sensores de monitoramento da SyOS para garantir a efetividade das ações.

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Sobre a SyOS

Somos uma startup que tem o objetivo de revolucionar a cadeia do frio no Brasil, através de tecnologias de IoT e Inteligência Artificial aplicadas no monitoramento de produtos que precisam de uma temperatura ideal para manter sua qualidade, como alimentos, vacinas e medicamentos.    

Com isso, empresas que atuam com a gestão do frio têm acesso a dados, relatórios e alertas que ajudam a tomar decisões para otimizar suas operações, evitar a não conformidade e reduzir prejuízos. 

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