PDCA para o controle de qualidade: descubra como aplicar

O PDCA é uma metodologia que tem como foco a resolução de problemas e pode ser aplicada à gestão de qualidade em qualquer empresa. Isso porque direciona e organiza a criação de planos de ação, aumentando a produtividade da operação.

A ferramenta é simples: basta compreender seu conceito e seguir as etapas básicas para aplicá-la. Além disso, contribui para a melhoria contínua de processos como padronização de tarefas, controle de qualidade e gestão de estoque e fornecedores.

Dentre suas vantagens estão mais fluidez no trabalho, otimização de recursos e redução de erros. Nos setores farmacêutico e alimentício, por exemplo, a técnica contribui para a prevenção de perdas e organização de estoques.

Neste artigoda SyOS, você entende como o PDCA funciona, quais são suas vantagens, como aplicá-lo em sua operação e exemplos práticos de sua aplicação em setores altamente regulados. Que tal conferir?

O que é PDCA e o que significa?

PDCA é uma sigla que deriva do inglês, e está relacionada aos termos Plan (P), Do, (D), Check (C) e Act (A), que em português significam Planejar, Fazer, Verificar e Agir. O método engloba essa sequência de ações para solucionar problemas e otimizar processos continuamente.

Por meio de um planejamento estratégico detalhado, a ferramenta otimiza o controle de qualidade de produtos e serviços. Isso porque possibilita a padronização de processos por meio da replicação de planos.

Assim, o método é um grande aliado da melhoria contínua de diversos procedimentos, e é particularmente eficiente para a gestão da qualidade. Além disso, o PDCA pode trazer benefícios para empresas de todos os portes e segmentos.

Quais são as 4 etapas do ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA inclui quatro etapas. São elas:

• Planejar (Plan): Definir metas e objetivos claros, e mapear os processos e recursos necessários para alcançá-los;
• Executar (Do): Colocar em prática os planos da etapa anterior de maneira estruturada e de acordo com o planejamento das atividades;
• Verificar (Check): Avaliar e analisar os dados da execução para comparar o desempenho atual com os objetivos e identificar desvios, falhas ou oportunidades de melhoria;
• Agir (Act): Tomar decisões sobre ações preventivas e corretivas com base nas verificações. Ou seja, implementar as mudanças necessárias para corrigir problemas e evitar recorrências futuras.

Por que o PDCA é importante?

O PDCA é uma ferramenta estratégica que ajuda as organizações a se adaptarem às mudanças e a identificar oportunidades de expansão. Essa adaptação é possível por meio da análise de atividades, identificação de problemas e implementação de soluções que fazem parte do ciclo de melhoria contínua.

Os resultados disso são mais eficiência operacional e mais competitividade. Além disso, o PDCA incentiva que toda a equipe busque identificar e resolver os problemas, fomentando uma cultura organizacional de inovação e aprendizado contínuo.

Confira os principais benefícios que o ciclo PDCA traz para as organizações que buscam elevar seu nível de qualidade:

1. Mais organização no fluxo de trabalho

O PDCA contribui com a estruturação de fluxos de trabalho. Assim, cada equipe passa a ter clareza quanto às atividades que precisa desenvolver para que a empresa atinja suas metas.

Os gestores podem usar as quatro fases do ciclo para especificar cada tarefa do projeto. Por exemplo, pode definir o cronograma de atividades, delegar tarefas, acompanhar os indicadores e avaliar os resultados.

Com esse guia visual, os colaboradores podem se orientar de forma mais simples e saber o que precisam fazer. Vale frisar que essa é uma maneira de manter o foco no percurso previamente traçado, evitando distrações e falhas.

2. Mais produtividade e alinhamento

Se o PDCA for bem aplicado, os benefícios são inúmeros: processos decisórios mais eficientes e com base em informações, mais produtividade e profissionais mais alinhados com os objetivos dos projetos. 

3. Mais efetividade no controle de qualidade

Os dois itens anteriores contribuem com uma gestão de qualidade mais ágil e efetiva. Isso porque o PDCA ajuda a definir padrões de qualidade e facilita a comunicação interdepartamental, reduzindo os riscos de retrabalho e falhas operacionais.

4. Menos erros e prejuízos

Por fim, o PDCA reduz erros e blinda a empresa contra prejuízos financeiros. No caso do controle de qualidade de produtos sensíveis às variações de temperatura, aplicar o método ajuda na prevenção de perdas e evita perda de tempo.

Assim, é possível ter mais eficiência no controle orçamentário, e os colaboradores podem se dedicar a outras demandas mais prioritárias. Ou seja, podem realizar atividades em que o fator humano é fundamental, como o relacionamento com os clientes.

O PDCA tem desvantagens?

Apesar dos grandes benefícios e da popularidade do PDCA, o método possui algumas desvantagens ou desafios em sua aplicação. Confira os principais:

• Caso envolva a coleta de dados e a análise de resultados, o ciclo pode acabar sendo demorado;
• Organizações complexas e situações com múltiplos interessados podem dificultar a implementação;
• Os insights podem não ser acionáveis ou levar a soluções duradouras.

Contudo, apesar dessas questões, o ciclo continua sendo uma ótima ferramenta de resolução de problemas em muitos negócios. Ademais, conhecer essas limitações ajuda as organizações a tomarem medidas para mitigá-las e tirar o máximo proveito da ferramenta.

PDCA para a gestão da qualidade

O PDCA funciona como um ciclo de atividades ininterrupto que representa um esforço contínuo de melhorias. Isso é feito por meio das séries analíticas que avaliam os processos o tempo inteiro.

Quando o método foi desenvolvido, seu principal intuito era dar suporte para os gestores industriais em inspeções que buscavam produtos defeituosos. Assim, essa é uma importante ferramenta de qualidade, que possibilita a melhora contínua, e a eliminação de falhas e vícios a cada rodada.

De modo ilustrativo, vamos pensar em uma operação que lida com produtos sensíveis e precisa monitorar a temperatura. A gestão constatou que, ao invés de responder os alarmes de alteração de temperatura em 15 minutos, a equipe estava demorando uma hora.

Nesse meio tempo, os produtos correm o risco de ficarem expostos à temperatura e perder a eficácia e segurança, podendo levar riscos aos consumidores. Em resposta, o gestor determina a meta de, no período de uma semana, os alarmes serem respondidos, sem exceção, em até 15 minutos.

Com base nessa meta, o gestor pode aplicar o PDCA para analisar as variáveis que possam influenciar na validação da hipótese de atender os alarmes em 15 minutos. Para isso, é necessário começar definindo os fatores que podem gerar atrasos:

• Os responsáveis estão recebendo os alarmes?
• As equipes estão sobrecarregadas e, por isso, não conseguem agir a tempo e responder os alarmes?
• As equipes estão resolvendo o problema, mas não estão respondendo os alarmes?

Dessa forma, a ferramenta atua como um sistema crítico de autoavaliação. Convém destacar que as respostas para os desafios estão diretamente relacionadas com fazer as perguntas certas. 

Como fazer o PDCA passo a passo?

O primeiro passo para implementar o PDCA é o mesmo de qualquer outro processo operacional: planejar! Também é preciso delegar tarefas, analisar os resultados e buscar a melhoria contínua.

Porém, é fundamental que o gestor tenha em mente que essa é uma ferramenta de execução de tarefas. Mas, para definir quais atividades realizar, antes é preciso analisar as necessidades e particularidades do negócio.

Só então fará sentido recorrer ao PDCA como ferramenta inteligente para otimizar os processos internos. Confira o passo a passo de como fazer o PDCA em sua operação:

1. Planeje as ações

Em primeiro lugar, o gestor precisa se perguntar qual problema precisa resolver e quais caminhos pode traçar para resolvê-los. Além disso, pode utilizar indicadores de processos anteriores (se tiver) e definir metas que dialogam com esses dados.

Assim, no primeiro momento, é preciso tomar ações como:

• Levantar informações;
• Mapear eventuais problemas e gargalos;
• Elaborar um fluxo de atividades;
• Definir os itens de controle;
• Estipular metas e objetivos.

2. Defina prioridades

No segundo momento, é fundamental definir quais tarefas serão priorizadas e estipular responsáveis por sua execução. Caso seja necessário, também é importante realizar treinamentos com os colaboradores para que cada um entenda suas responsabilidades.

Em seguida, é o momento de cada um executar suas tarefas. O papel do gestor, então, é assegurar uma comunicação eficiente entre as equipes.

3. Analise os resultados

Os indicadores cumprem um papel fundamental em todas as etapas do ciclo PDCA. Apesar disso, na fase de análise dos resultados, o acompanhamento deve ser mais criterioso. Assim, o gestor ou gestora deve considerar:

• Acompanhar o andamento de cada tarefa do plano de ação;
• Observar o cumprimento do cronograma e recalcular prazos, se necessário;
• Identificar possíveis dificuldades e pontos de melhoria;
• Avaliar as estratégias que funcionaram;
• Replicar padrões de sucesso.

4. Busque a melhoria contínua

A última fase do PDCA envolve a avaliação de resultados para agir ou reagir diante de questões potencialmente danosas. Caso não haja problemas importantes, o gestor deve usar as estratégias bem-sucedidas como base para feedbacks e próximos passos.

Vale frisar que o método PDCA é cíclico. Ou seja, é necessário definir e validar estratégias conforme a descoberta de falhas. Assim, ao fim de cada ciclo de ações corretivas, é necessário iniciar um novo planejamento para o aprimoramento contínuo da gestão de qualidade.

Quando utilizar o PDCA?

Devido à sua versatilidade, o PDCA pode ser usado para diversos fins, inclusive em atividades do dia a dia. Confira alguns exemplos de aplicação da ferramenta:

• Otimizar processos;
• Tornar o processo de tratativa de não conformidades mais eficiente;
• Desenvolvimento de novos produtos de maneira sistematizada e garantindo que o produto atenda padrões de qualidade;
• Padronização efetiva: as etapas do ciclo ajudam a definir a eficácia dos padrões e realizar mudanças, caso seja necessário.

Setores e empresas que utilizam o PDCA

Ao longo do texto, dissemos que o método pode ser aplicado a praticamente qualquer setor do mercado. Porém, como isso acontece? Confira alguns exemplos que demonstram a versatilidade desse modelo:

• Enfermagem: Para a identificação e implementação de melhorias na jornada do paciente;
• Canteiro de obras: Para aumentar a segurança, qualidade e eficiência;
• Administração pública: Para aumentar a eficácia dos serviços governamentais;
• Gestão ambiental: Para tornar as práticas organizacionais mais sustentáveis, alinhando os processos internos às diretrizes ESG e garantindo a responsabilidade socioambiental das empresas;
• Gestão escolar: Para refinar os métodos de educação, identificar abordagens melhores para as aulas e ajustar processos administrativos;
• Agronegócio: Para assegurar a segurança alimentar, por exemplo.

Exemplos de empresas que aplicam o ciclo PDCA

Confira algumas empresas famosas que utilizam o método:

Nike

A Nike utilizou o PDCA para identificar soluções para acabar com condições de trabalho precárias de seus funcionários. Assim, ofereceu incentivos para as fábricas melhorarem as condições de trabalho e implementou um sistema de pontuação para avaliar o desempenho das instalações com as quais tem parceria.

Nestlé

A fabricante de alimentos utilizou o PDCA para o fortalecimento de sua estrutura e a distribuição de responsabilidades. No segmento de água engarrafada, por exemplo, a ferramenta ajudou a aumentar a eficiência produtiva e otimizar a maneira de passar informações aos consumidores.

Quais são os benefícios do PDCA para os setores alimentício e farmacêutico?

Em setores altamente regulados, como o alimentício e o farmacêutico, é fundamental contar com ferramentas como o PDCA para otimizar os processos e garantir a segurança e a qualidade dos produtos.

Em ambas as indústrias, é possível aplicar o PDCA para otimizar os processos de produção, corrigir e identificar falhas na higienização dos equipamentos. 

Outro exemplo é a aplicação da ferramenta para aprimorar práticas de controle de estoque, reduzir desperdícios e garantir a disponibilidade de matérias-primas para a produção.

Além disso, é possível mapear desvios de temperatura no armazenamento de produtos sensíveis, treinar equipes para seguir os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), acompanhar os indicadores de desvio de temperatura por meio de uma ferramenta e ajustar os processos de controle.

Na logística de distribuição de vacinas e alimentos, é possível usar o método para planejar rotas, realizar os trajetos com rastreamento e controle de temperatura, monitorar os dados desses processos e ajustar as rotas ou reforçar a infraestrutura com um sensor de temperatura inteligente, por exemplo.

Já em supermercados, o PDCA contribui muito para a prevenção de perdas: desde auditoria de processos detalhada, planejamento e execução de ações até o acompanhamento de relatórios e rituais contínuos de gestão.

Em todos os casos, a ferramenta possibilita uma abordagem sistêmica de identificação de problemas, implementação de melhorias e monitoramento contínuo de resultados. Dessa forma, promove a eficiência operacional, e a segurança e a satisfação dos consumidores.

Monitoramento de temperatura para controle de qualidade

Como você viu, o monitoramento de temperatura inteligente é uma ferramenta que complementa o PDCA e outras técnicas para o controle de qualidade em operações altamente reguladas.

Por isso, é fundamental buscar uma solução eficaz e confiável para sua operação, como a SyOS. Conte com monitoramento 24×7 e alarmes em casos de variações fora das faixas seguras.

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5 pontos importantes do PDCA para aplicar em sua operação

O PDCA tem como base quatro pilares: Planejamento, Execução, Verificação e Ação. Entenda mais sobre essa metodologia:

1. O PDCA é uma ferramenta de gestão de processos
   Ela pode ser aplicada a praticamente qualquer operação e qualquer área de atuação; basta seguir os pilares do ciclo;
2. Padronização e organização são suas principais vantagens
   O método ajuda a sistematizar etapas para colocar projetos em prática, atribuir responsabilidades e otimizar a operação;
3. Por ser cíclico, contribui para a gestão da qualidade
   O processo consiste em planejar, executar, verificar e analisar os aprendizados para iniciar o ciclo novamente, ou seja, busca a melhoria contínua;
4. É uma ferramenta muito útil para setores altamente regulados
   No setor alimentício e farmacêutico, por exemplo, pode ajudar desde os processos de prevenção de perdas até o compliance regulatório;
5. Usar o PDCA com outras ferramentas potencializa os resultados
   Por exemplo, com o monitoramento de temperatura inteligente da SyOS, é possível garantir a qualidade e segurança de produtos alimentícios e farmacêuticos.

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Sobre a SyOS

Somos uma startup que tem o objetivo de revolucionar a cadeia do frio no Brasil, através de tecnologias de IoT e Inteligência Artificial aplicadas no monitoramento de produtos que precisam de uma temperatura ideal para manter sua qualidade, como alimentos, vacinas e medicamentos.    

Com isso, empresas que atuam com a gestão do frio têm acesso a dados, relatórios e alertas que ajudam a tomar decisões para otimizar suas operações, evitar a não conformidade e reduzir prejuízos. 

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