Como se preparar para uma auditoria de qualidade?
A auditoria de qualidade é uma das bases de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) eficiente. Por meio dessa prática, a equipe avalia os processos e procedimentos da organização para verificar se estão em conformidade com as normas e regulamentações da área.
Este mecanismo ajuda a avaliar o quanto o negócio é eficaz em relação à governança, gestão de riscos e controles internos. Essas informações contribuem para o crescimento de organizações que buscam a conformidade com as normas de qualidade.
Além da análise dos processos e produtos, as auditorias auxiliam na avaliação dos resultados das estratégias de gestão. Além disso, em caso de desvios, ajudam a identificar causas e dão base para a tomada de ações corretivas.
Você já percebeu que a auditoria é uma ferramenta fundamental para evidenciar a conformidade do SGQ, não é mesmo? Então, continue a leitura desse artigo da SyOS e entenda tudo sobre essa importante ferramenta!
O que é uma auditoria de qualidade?
Uma auditoria de qualidade é uma análise periódica e independente dos processos de uma empresa. Seu objetivo é verificar se a implementação das práticas de qualidade seguem os padrões e requisitos internos, externos ou de entidades de controle de qualidade.
Para isso, utilizam como base critérios e normas como a ISO 9001, analisando se a empresa atende aos critérios da norma. Tanto auditores internos como externos, normalmente relacionados a órgãos certificadores, podem realizar essa análise.
Esta é uma ação que desempenha papel crucial na melhoria contínua e conformidade dos processos organizacionais. Isso porque oferece uma visão sistemática do desempenho da empresa em relação aos requisitos de qualidade.
Assim, permite a identificação de não conformidades, lacunas e áreas de melhoria. Além disso, promovem transparência, confiabilidade e responsabilidade às atividades da organização.
Tipos de auditorias
As auditorias podem ocorrer tanto interna quanto externamente, e se dividem em três classificações distintas, de acordo com a ISO 9001:
Auditoria de primeira parte (interna)
Este é um processo da própria empresa, que pode ter objetivos diversos. De modo geral, as auditorias internas fornecem um diagnóstico preciso do negócio, já que são feitas por profissionais que conhecem o contexto e os processos organizacionais.
Assim, os profissionais conseguem identificar falhas e pontos de melhoria que, por vezes, passam despercebidos em outros momentos. Além disso, esse tipo de processo ocorre com base nos critérios pré-definidos no plano de Controle e Gestão de Qualidade.
A auditoria também ajuda na adequação a sistemas de gestão, como a ISO 9001.
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Auditoria de segunda parte (fornecedores)
Esse tipo de auditoria busca averiguar se os fornecedores com os quais a empresa negocia são confiáveis. Para isso, avalia critérios importantes para a organização contratante como, por exemplo, as rotinas e processos da empresa que podem afetar diretamente na qualidade do produto ou serviço.
Normalmente, representantes especializados da empresa auditora executam esse tipo de avaliação. Ao avaliar fornecedores por meio de uma auditoria, o negócio busca atestar sua capacidade de atender as necessidades e expectativas do negócio.
Auditoria de terceira parte (externa)
Por fim, a auditoria externa é realizada por órgãos reguladores que avaliam se a empresa está cumprindo os requisitos legais para sua atuação. Exemplos disso são as auditorias de certificação de normas como a ISO 9001/2015.
Esse tipo de ação avalia requisitos normativos para entender a conformidade (ou falta dela) da empresa diante de uma regulamentação ou norma. As editorias do INMETRO e Anvisa também se encaixam nessa categoria.
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Quais são as 4 fases de uma auditoria de qualidade?
Existem quatro fases necessárias para a realização de uma auditoria de qualidade. Confira quais são:
1. Planejamento
Esta é uma etapa anterior à auditoria. Nessa fase, o trabalho da gestão de qualidade é analisar o contexto da empresa, definir os objetivos da auditoria e atribuir responsabilidades quanto à execução.
O plano também deve abranger todas as tarefas necessárias para a auditoria e especificar departamentos, serviços e produtos que passarão pela auditoria. Isso é importante para garantir o alinhamento e evitar retrabalhos.
2. Documentação
Ainda como preparação, é necessário separar e organizar a documentação que irá guiar a auditoria. Normalmente, os documentos estão relacionados às legislações da área específica. Por exemplo, é preciso comprovar que a norma ISO 9001 está clara para todos da equipe.
3. Execução
É apenas na terceira fase que a equipe irá “colocar a mão na massa”. O processo consiste em coletar os dados nos departamentos específicos para analisar se a empresa está atuando dentro dos padrões de qualidade.
Todos os auditores devem ter acesso aos checklists de verificação para garantir que nenhum produto, item ou serviço passe despercebido. Além disso, eles devem registrar eventuais problemas e não conformidades para reunir as informações que irão orientar a resolução desses pontos.
4. Resultados
Com a base de dados de auditoria robusta, o gestor poderá definir ações estratégicas para otimizar as operações. Na sequência, poderá delegar novas funções às equipes para reparar gargalos e replicar estratégias que deram certo.
Indicadores avaliados em uma auditoria de qualidade
Os principais aspectos que as auditorias de qualidade examinam são os seguintes:
- Nível de conformidade da operação com normas e padrões;
- Eficiência de processos de controle de qualidade;
- Documentação de processos e resultados;
- Nível de eficiência das documentações;
- Mecanismos de identificação de não conformidades;
- Ações de prevenção e correção de não conformidades.
Principais erros que levam a não conformidades
Conhecer os principais erros que levam a não conformidades é fundamental para definir estratégias para evitá-los e atingir o melhor resultado possível. Confira os principais problemas que podem ocorrer em sua operação:
1º erro: Tentar forçar um sistema de gestão perfeito
Algumas empresas não compreendem direito o processo de auditorias, e por isso, tentam ocultar erros e não conformidades. Porém, é preciso ter consciências de que as não conformidades fazem parte da rotina empresarial, e representam uma grande oportunidade de melhoria.
O principal intuito das auditorias é entender como a empresa trata e reage aos problemas e não conformidades. Dessa maneira, o foco deve ser demonstrar que existem processos de gerenciamento adequado diante dos desvios e problemas.
2º erro: Deixar para se preparar de última hora
Quando a empresa não entende corretamente o objetivo do sistema de gestão, há uma grande falta de planejamento para o ciclo de auditorias. Dessa maneira, começa uma rotina de desespero para:
- Preencher formulários atrasados;
- Organizar documentos;
- Tratar não conformidades, etc.
Contudo, o correto é monitorar o sistema de gestão de maneira contínua ao longo do ciclo de auditoria. Ou seja:
- Atualizar os documentos frequentemente;
- Realizar as tratativas dentro dos prazos;
- Gerenciar riscos;
- Organizar as documentações que servem de base para os processos.
Dessa forma, é possível ter uma auditoria mais tranquila e garantir os melhores resultados para a empresa. Nesse contexto, o sistema de gestão otimiza processos e possibilita melhorias para todas as partes.
3º erro: Restringir as questões do SG apenas ao time de qualidade
Outro erro comum é tentar manter o sistema de gestão restrito a um pequeno time. Muitas vezes, os negócios buscam centralizar rotinas de qualidade no time, como atualizações de documentos e tratativas de não conformidade.
Porém, é fundamental que todos os colaboradores tenham acesso e treinamento, estejam alinhados e utilizem o sistema de gestão, já que todos são responsáveis e a qualidade permeia todos os processos.
4º erro: Não documentar não conformidades
É comum que as empresas deixem de documentar as não conformidades que identificam por receio de reprovações ou penalidades. No entanto, a documentação desses itens é muito valiosa, já que:
- Demonstra o histórico de evoluções;
- Evita a perda de informações que podem contribuir para a resolução de futuros problemas;
- Permite a análise de não conformidades recorrentes;
- Possibilita identificar as causas de não conformidades.
5º erro: Não analisar os dados de maneira estratégica
Subutilizar ou gerenciar as métricas de maneira irregular e insatisfatória é um erro recorrente que leva à perda de competitividade. Isso porque, além de basear a tomada de decisões, as métricas ajudam a impulsionar melhorias.
Como a tecnologia pode facilitar auditorias de qualidade?
A automação de processos já é uma ferramenta importantíssima para a Gestão da Qualidade. Nesse contexto, as ferramentas tecnológicas são fundamentais para guiar a operação e otimizar as auditorias.
Analisar as informações com acurácia e rigor de maneira minuciosa e extensa é fundamental para o resultado da auditoria. Para ganhar agilidade e confiabilidade, é necessário contar com ferramentas como sistema de gestão, checklists digitais e sistemas de monitoramento inteligente.
Exemplo prático: monitoramento de temperatura como evidência auditável
Empresas que lidam com produtos sensíveis às variações de temperaturas, como alimentos e medicamentos, por exemplo, precisam monitorar a temperatura desses itens para comprovar conformidade com as normas da Anvisa.
Porém, realizar a aferição apenas três vezes ao dia de forma manual deixa as operações vulneráveis a não conformidades e perdas. Isso porque podem ocorrer falhas que passam despercebidas durante os intervalos de medição.
Nesse sentido, os dispositivos de monitoramento de temperatura inteligentes, como o da SyOS, são fundamentais para garantir a adequação. Isso porque acompanham e registram as variações 24 horas por dia.
Além disso, enviam alertas sempre que há variações fora do padrão para que os gestores possam tomar atitudes preventivas e evitar perdas. Por fim, disponibilizam relatórios automáticos e auditáveis para a empresa apresentar em fiscalizações e comprovar a conformidade.
Conheça a solução da SyOS e descubra como otimizar sua rotina:
5 pontos essenciais sobre auditoria de qualidade
A auditoria é o processo de análise dos processos empresariais para entender se eles estão de acordo com os padrões de qualidade. Além disso:
- A auditoria pode ser interna, externa ou de fornecedores
Esse processo serve para proteger a empresa de não conformidades ou garantir certificações junto a órgãos de qualidade; - Toda auditoria começa com um planejamento estruturado
Seja interna ou externa, deixar para se preparar para a auditoria de última hora é um dos principais erros que os negócios cometem; - Indicadores são tão importantes quanto procedimentos
É fundamental definir métricas para acompanhar os níveis de conformidade da operação e a eficiência de processos de controle de qualidade; - Dados manuais aumentam risco de não conformidade
Isso porque as informações ficam vulneráveis a esquecimentos e falhas nas anotações e perdem a confiabilidade; - A tecnologia reduz falhas e fortalece o compliance
Sistemas inteligentes como o monitoramento de temperatura da SyOS automatizam as aferições e disponibilizam relatórios confiáveis.
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Sobre a SyOS
Somos uma startup que tem o objetivo de revolucionar a cadeia do frio no Brasil, através de tecnologias de IoT e Inteligência Artificial aplicadas no monitoramento de produtos que precisam de uma temperatura ideal para manter sua qualidade, como alimentos, vacinas e medicamentos.
Com isso, empresas que atuam com a gestão do frio têm acesso a dados, relatórios e alertas que ajudam a tomar decisões para otimizar suas operações, evitar a não conformidade e reduzir prejuízos.
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