Recebimento de mercadorias: como evitar perdas e garantir qualidade
O recebimento de mercadorias é um processo essencial para empresas que trabalham com produtos físicos. Porém, é ainda mais importante quando esses itens são sensíveis às variações de temperatura.
Quando eficiente, o processo garante controle sobre o estoque, evita perdas e prejuízos e assegura o cumprimento das normas fiscais e regulatórias. Além disso, é uma forma de garantir a qualidade do produto que chegará aos clientes.
Por outro lado, se acontece sem planejamento, cuidado, organização e conhecimento dos trâmites, pode trazer impactos negativos à organização. Essa operação varia conforme as mercadorias e normas, mas existem etapas essenciais para assegurar a qualidade dos produtos durante o recebimento.
Neste artigo da SyOS, você confere como realizar o recebimento de mercadorias de maneira segura, eficiente e em conformidade com as regulamentações. Continue essa leitura e tire todas as suas dúvidas sobre esse processo!
Como funciona o processo de recebimento de mercadorias?
O recebimento de mercadorias engloba diversas atividades que as empresas devem realizar nesse momento de sua operação. Estão inclusas nesse pacote tarefas como: descarregar, conferir, armazenar e direcionar os produtos de maneira adequada.
Este é um processo que exige muita atenção. Isso porque o descarregamento incorreto pode trazer prejuízos, inconformidades e até a perda de produtos. Isso é especialmente crítico na cadeia fria — rede de distribuição de produtos sensíveis à temperatura — que tem na expedição e no recebimento de mercadorias seus pontos mais críticos.
O principal objetivo dessa ação é garantir o controle sobre o fluxograma de recebimento de mercadorias. Ou seja, o controle do fluxo de entrada e saída de produtos para evitar questões como:
- Falta ou excesso de mercadorias em estoque;
- Desperdício de produtos;
- Pagamento de impostos duplicado ou indevido;
- Multas por irregularidades fiscais;
- Problemas na gestão financeira e contábil;
- Queda na satisfação dos clientes.
Quais são as 4 etapas do recebimento de mercadorias?
Muito mais do que registrar a entrada dos pedidos procedentes de fornecedores, o recebimento de mercadorias é essencial para a gestão do negócio. Confira abaixo as principais etapas que fazem parte desse processo:
1. Preparação
Todo processo de gestão bem sucedido começa com a tarefa essencial de planejamento. No caso do recebimento de mercadorias, é preciso:
- Planejar o cronograma de entregas;
- Disponibilizar itens necessários;
- Reservar espaço para o armazenamento;
- Alinhar detalhes com o setor de aquisição;
- Separar documentações e informações necessárias (notas fiscais, ordens de compra, etc.)
2. Gestão da carga e descarga
Também é essencial definir o melhor modo para garantir rapidez na descarga dos itens e não danificar nenhuma mercadoria. É importante ressaltar que o desembarque dos produtos deve ser planejado e agendado detalhadamente.
No caso dos produtos sensíveis à temperatura, esse é um momento crítico para a operação. Isso porque se a transferência não ocorrer rapidamente, a qualidade dos produtos pode ser prejudicada.
Além disso, esse tipo de item requer medições de temperatura constantes, inclusive durante o desembarque para garantir sua qualidade e segurança.
3. Conferência
A conferência das notas fiscais e dos itens recebidos por meio de inspeções quantitativas e qualitativas também é fundamental. Isso porque assegura que todos os itens solicitados foram realmente entregues e de maneira apropriada.
Essa etapa também ajuda a conferir se há avarias provenientes do transporte. Após a conferência, a equipe deve direcionar as informações para o coletor de dados verificar os produtos, fazer o registro no estoque e encaminhá-los para o setor de separação.
4. Armazenagem e organização
Por fim, após as verificações, vem a etapa de organização e armazenamento dos itens nos locais ideais. É importante separar as mercadorias por categoria e identificá-las por meio de etiquetas.
Essas estratégias ajudam a reduzir perdas e desperdício de tempo no estoque. Além disso, ajudam a otimizar os espaços disponíveis e simplificar a identificação das mercadorias sempre que necessário.
Como fazer a conferência de mercadorias após o recebimento?
Após o processo de recebimento das mercadorias, vem a etapa de conferência. Ou seja, é a hora de confirmar se os itens que chegaram estão em conformidade com as solicitações e se atendem às normas legais.
Na rotina empresarial, existem diversos fatores que podem contribuir para a prevenção de perdas e redução de desperdícios. Porém, todos eles se iniciam na conferência criteriosa e organizada no recebimento de produtos.
Isso porque essa rotina facilita o trabalho e a organização, além de otimizar os resultados.
Além disso, é necessário documentar o processo de conferência por meio de planilhas ou checklists com as seguintes informações:
Quantidade pedida x quantidade recebida
Em primeiro lugar, é preciso fazer uma comparação entre as quantidades solicitadas e recebidas. Essa análise deve englobar tanto a quantidade total dos itens quanto as unidades de cada produto. Em casos de divergências, é necessário contatar o fornecedor e solicitar a correção.
Validade dos produtos
Em segundo lugar, é necessário verificar a data de validade dos produtos que chegaram. Caso haja produtos vencidos ou próximos ao vencimento, a empresa pode recusar ou devolver os itens ao fornecedor. Isso porque eles podem comprometer a segurança dos consumidores.
Qualidade dos produtos
Em seguida, vem a etapa de análise da qualidade dos itens, o que inclui suas características físicas e funcionais. Caso os produtos não estejam de acordo com as especificações técnicas, tenham defeitos ou estejam danificados, a empresa também tem o direito de recusar ou devolver os itens para o fornecedor.
Quais são os desafios no recebimento de mercadorias?
O recebimento de mercadorias é um processo que envolve muitos fatores – internos e externos ao negócio. Assim, realizá-lo de maneira eficaz é um desafio para muitos negócios, e envolve:
Dados inconsistentes
Problemas como falta de integração, atualização e padronização de dados entre os sistemas empresariais e dos fornecedores podem gerar inconsistências. Além disso, podem levar a erros no momento da conferência das quantidades, valores, impostos, etc. relacionados às mercadorias.
Processos demorados
O excesso de cargas e veículos pode levar a congestionamentos, atrasos e queda na produtividade do recebimento de mercadorias. Fatores como falta de planejamento, equipamentos, pessoal ou espaço adequado para as atividades podem trazer problemas.
Falta de organização
Espaços físicos, documentos, declarações de recebimento e fluxos de trabalho desorganizados podem dificultar o controle do recebimento. Além disso, aumentam os riscos de extravios e perdas dos itens.
Ausência de processos
A falta de padronização, documentação e monitoria dos processos de recebimento podem levar a falhas e desperdícios. Além disso, dificultam a comunicação entre as equipes, reduzindo a colaboração.
Devolução de itens
Em casos de divergências entre as solicitações e o recebimento, pode ser necessário devolver as mercadorias. Porém, este é um processo burocrático, lento e custoso – o que pode trazer impactos negativos ao relacionamento com fornecedores e clientes.
Como otimizar o processo de recebimento de mercadorias?
Para evitar problemas no recebimento de mercadorias, existem boas práticas de manipulação e logística. Elas ajudam a aumentar a eficiência, reduzir danos e assegurar a qualidade dos itens.
Confira algumas ações para otimizar a eficiência desse processo em seu negócio:
1. Gestão do transporte
O primeiro passo é contar com fornecedores eficientes e confiáveis, além de otimizar as rotas de transporte. Também é essencial monitorar os prazos de entrega e estabelecer uma comunicação eficaz com a transportadora.
Além disso, é essencial realizar um controle minucioso das operações de carga e destaca, com cuidado especial para produtos sensíveis à temperatura. Isso porque o planejamento ajuda a evitar desperdícios e perdas. Também é possível contar com sistemas de refrigeração para assegurar a qualidade dos itens.
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2. Organização dos produtos na chegada
O estoque deve estar sempre limpo e organizado. Além disso, é importante dispor os produtos de maneira lógica e contar com sistemas de identificação e localização para otimizar a organização do fluxo de mercadorias.
Por exemplo, os produtos sensíveis às variações podem ser armazenados em instalações refrigeradas por um tempo. Assim, é possível evitar a deterioração antes da etapa de distribuição dos produtos.
3. Automação de processos
A automação de tarefas repetitivas ajuda a reduzir erros, ganhar tempo e reduzir custos operacionais. No recebimento de produtos, é possível automatizar processos como emissão, envio, recebimento e armazenamento de notas fiscais (NFes) e Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CTes).
Além disso, é fundamental contar com sistemas especializados no controle de itens sensíveis à temperatura. Assim, é possível garantir a qualidade e segurança dos itens e evitar desperdícios. Conheça a solução de monitoramento da SyOS:
4. Treinamentos
Além dos pontos práticos, é necessário preparar e treinar as equipes que lidam com o recebimento de mercadorias. É possível oferecer treinamentos relacionados às boas práticas de manuseio, segurança e uso dos equipamentos para assegurar a qualidade dos processos.
5. Análise e melhoria contínua
Por fim, é necessário analisar as operações logísticas frequentemente em busca de pontos de melhoria no fluxo de mercadorias. Para isso, é possível coletar feedbacks da equipe e dos clientes e implementar medidas corretivas para tornar os processos mais eficientes.
Além disso, as empresas podem se beneficiar do uso de sistemas de análise e gerenciamento de dados.
Qual a importância do controle de temperatura no recebimento de mercadorias?
O recebimento de mercadorias é um momento crítico para a conservação de itens sensíveis às variações de temperatura. Por isso, é necessário fazer a gestão dessa variável durante todo o processo. Isso porque qualquer falha pode comprometer a segurança e a qualidade dos itens.
No caso de mercadorias congeladas ou resfriadas, é necessário medir a temperatura na superfície da embalagem, sem violá-la. A intenção é verificar se a temperatura está de acordo com as recomendações do fabricante ou com as normas reguladoras.
Caso a temperatura esteja fora das faixas ideais, é necessário comunicar o fornecedor para adequar a temperatura da entrega ou trocar o produto, se for necessário. Além disso, sempre é importante comunicar o responsável pelo controle de qualidade dos itens.
Legislações que exigem controle de temperatura no recebimento de mercadorias
RDC 275
Essa norma determina que as empresas registrem a temperatura no momento do recebimento de mercadorias. Além disso, a RDC 275 exige a documentação tanto das características sensoriais dos produtos quanto das condições de transporte. As empresas devem armazenar esses dados pelo tempo necessário para o caso de fiscalizações.
RDC 216
A RDC 216 da Anvisa é outra norma que exige a verificação da temperatura no momento do recebimento de mercadorias. Porém, seu texto vai além e define que insumos perecíveis só podem ser expostos à temperatura no momento da preparação dos alimentos.
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Como a tecnologia pode ajudar no recebimento de mercadorias?
A tecnologia é fundamental para otimizar e agilizar o processo de recebimento e conferência de mercadorias. Além disso, ajuda a tornar as atividades realizadas e dados gerados mais confiáveis.
Exemplos disso são:
- Sistemas de gestão de armazéns;
- Aplicativos de gestão de entregas;
- Soluções de roteirização de entregas;
- Controladores de dados;
- Sistemas de gestão comercial;
- Sensores de temperatura inteligentes.
Estes últimos são particularmente importantes. Isso porque é necessário monitorar a temperatura ao longo de todo o processo de transporte e recebimento dos itens. Em casos de problemas, os responsáveis devem contar com recursos que os ajudem a reduzir os danos e manter a segurança dos itens.
Para monitorar os itens de maneira eficiente, é necessário contar com tecnologias que monitoram a temperatura durante todo o trajeto. Além disso, devem disponibilizar as informações e enviar alertas em tempo real, caso algo fora do esperado aconteça.
É o caso da solução de monitoramento inteligente da SyOS, que mapeia a temperatura 24 horas por dia, e ao longo de toda a rota. Além disso, utiliza IA para criar parâmetros confiáveis de desconformidade e ajudar a evitar prejuízos.
5 boas práticas para evitar perdas no recebimento de mercadorias
O recebimento de mercadorias é um processo estratégico e que exige todo cuidado e atenção, especialmente quando se trata de itens sensíveis à temperatura. Por isso, é necessário sempre reavaliar e otimizar o processo. Assim:
- O recebimento de mercadorias exige planejamento
É preciso mapear antecipadamente os horários, organizar os estoques e cuidar da logística para evitar perdas; - A conferência é uma etapa essencial
É nela que a empresa irá conferir se recebeu tudo o que solicitou e se as informações contábeis estão corretas; - Processos ausentes ou demorados podem levar a perdas
É preciso contar com estratégias e ferramentas, inclusive tecnológicas, para otimizar a operação e evitar prejuízos; - Conferir a temperatura é essencial
Tanto para garantir a qualidade e segurança dos itens quanto para se manter em conformidade com normas como a RDC 275 e a RDC 216; - Existem tecnologias que podem otimizar o recebimento de mercadorias
Como o sensor de monitoramento de temperatura inteligente da SyOS.
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