A importância do plano de contingência para a gestão de riscos farmacêutica 

O plano de contingência é fundamental para a indústria farmacêutica. Muito mais do que manter a continuidade dos negócios, ele ajuda a garantir a segurança, eficácia e disponibilidade de medicamentos essenciais para a saúde pública.

Mesmo com estratégias para evitar riscos, toda operação está sujeita a eles. Por isso, quando ocorrem, o plano de contingência farmacêutico se torna um importante aliado da gestão de riscos e no sucesso da estratégia empresarial. 

Esta é uma ação estratégica com o objetivo de identificar, avaliar e mitigar riscos desde a produção até a distribuição dos produtos em farmácias, clínicas e hospitais. Por isso, os gestores devem planejar com antecedência ações de contingência para minimizar os danos aos processos e à qualidade dos produtos. 

Neste guia da SyOS, vamos explicar a importância dos planos de contingência para a qualidade farmacêutica e os fundamentos da gestão de riscos no setor. Continue esta leitura e confira!

O que é um plano de contingência?

O plano de contingência é um documento de planejamento prévio diante de eventos que podem comprometer, de algum modo, o bom funcionamento empresarial. Para elaborá-lo, é preciso identificar riscos, vulnerabilidades e capacidades que possam afetar a produção ou a qualidade dos produtos.

Seu principal intuito é reunir as informações e diretrizes quanto aos procedimentos a tomar em situações de emergência ou crise. Para garantir sua efetividade, é fundamental testá-lo e adaptá-lo conforme os aprendizados tanto antes quanto durante os eventos. Portanto, esse é um instrumento essencial para nortear as respostas em situações de crise.

O Plano de Contingência faz parte da Gestão de Riscos?

O plano de contingência é uma estratégia da gestão de riscos para situações em que não é possível eliminar o problema. Ou seja, para situações em que é possível reduzir os impactos, mas sempre há uma possibilidade de incidência.

A gestão de riscos implica na identificação de situações que podem, em algum momento, trazer impactos para a empresa e na preparação para lidar com os efeitos. As ações podem ser preventivas, de mitigação, transferência ou aceitação.

Dessa maneira, o plano de contingência determina o que a empresa pode realizar no cenário de aceitação dos riscos.

Todo risco precisa de um Plano de Contingência?

Não é todo risco que necessita de um plano de contingência. Isso porque o tratamento de cada risco deve acontecer de acordo com a intensidade necessária.

Por isso, apenas os riscos com alto impacto e probabilidade de ocorrer, mesmo apesar das medidas de prevenção, precisam de planejamentos de contingência. Esse “plano B” ajuda a empresa a lidar com os efeitos da melhor maneira.

Além disso, o plano deve ser personalizado a cada potencial eventualidade. Por exemplo, um mapeamento de respostas a desastres naturais deve ser diferente das respostas a crises financeiras.

Qual a diferença entre plano de contingência e plano de emergência?

O plano de contingência é uma medida abrangente e preventiva que busca detalhar ações, recursos e responsabilidades diante de eventos adversos para assegurar a continuidade das operações.

Já o plano de emergência é uma resposta imediata a eventos que já estão ocorrendo. Seu foco é conter os danos e proteger as pessoas e o patrimônio. Assim, está relacionado a uma necessidade de intervenção para controlar as consequências.

O que é uma situação de contingência?

Uma situação de contingência ocorre quando há eventos ou crises de diversas naturezas que trazem riscos para o negócio ou para os produtos. Por exemplo, desastres naturais, questões de cibersegurança, crises financeiras e outras. Saiba mais sobre cada uma:

Desastres naturais

Envolvem tempestades, deslizamentos de terra e enchentes, por exemplo. Para elaborar um plano de contingência nesse caso, é necessário fazer uma análise de riscos e mapear ações como entrega de EPIs, remoção de equipamentos e desligamento da rede elétrica.

Falta de energia elétrica

Falhas no fornecimento de energia elétrica podem prejudicar tanto a operação quanto a segurança dos produtos farmacêuticos. Quando se trata de produtos sensíveis às variações de temperatura, isso é ainda mais crítico.

Por isso, é necessário contar com um plano de contingência para monitorar as variações de temperatura e definir o tempo e as ações que devem ser tomadas para reduzir os danos.

Emergências

Para situações como incêndios, acidentes de trabalho e outros eventos que possam prejudicar a segurança física das pessoas. As medidas podem incluir planos de evacuação, acionamento do sistema de incêndio e treinamentos para os colaboradores.

Problemas de estoque

A falta de estoque de matérias-primas, medicamentos ou material hospitalar pode comprometer as operações farmacêuticas. Por isso, é essencial desenvolver planos para mapear medidas de mitigação de riscos caso isso ocorra.

Cibersegurança

Estão relacionados a ataques maliciosos, e o plano deve trazer as medidas técnicas e organizacionais para caso isso ocorra.

Crises de reputação

Caso ocorra algo que traga prejuízos à imagem da empresa, é fundamental contar com um planejamento para agir rapidamente e conter os danos.

Crises financeiras

O intuito é gerenciar e reduzir impactos na saúde financeira que ameacem o funcionamento e a continuidade do negócio. Os principais riscos, nesse caso, estão relacionados a crédito, mercado, liquidez e operação.

Como preparar um plano de contingência eficaz? Passo a passo

Até aqui, você viu como um plano de contingência pode fazer toda a diferença em uma situação de crise, mas como desenvolver um? O gestor e o comitê multidisciplinar de gestão de crise devem desenvolver o planejamento previamente e podem seguir essas etapas para garantir sua eficácia:

Passo 1: identifique os riscos

Em primeiro lugar, é preciso mapear, entender e debater os riscos potenciais que a empresa enfrenta e os impactos que eles podem trazer à operação. Com base nisso, a equipe deve propor ações para se preparar para enfrentá-los.

Passo 2: Pondere os riscos com base em sua gravidade e probabilidade

Lembre-se de que não é necessário criar um plano para cada ameaça que sua empresa possa enfrentar. Você pode avaliar o risco usando suas métricas: a probabilidade de concretização e a gravidade do impacto que ele pode trazer ao negócio. Para isso, é possível classificá-los como alto, médio ou baixo.

Passo 3: Defina estratégias de contenção

Após mapear e classificar os riscos, a equipe deve criar estratégias para reduzir seus efeitos e garantir a manutenção da produção e distribuição dos produtos farmacêuticos. Para isso, é possível diversificar fornecedores, investir em tecnologias robustas ou traçar rotas logísticas alternativas.

Passo 4: Crie um plano de resposta a emergências

Este é o momento de detalhar e documentar procedimentos específicos para responder a eventos críticos. Essa documentação é fundamental para ações ágeis e eficazes que reduzam as consequências e evitem interrupções.

Passo 5: Defina planos de comunicação

Em situações de crise, todos os stakeholders envolvidos no processo devem ser comunicados: desde fornecedores até consumidores. Por isso, é fundamental estabelecer linhas claras de comunicação para garantir a divulgação eficaz das informações.

Passo 6: Revise o plano periodicamente

Por fim, teste o plano regularmente para se certificar de que ele realmente é eficaz para atender situações emergenciais. Se necessário, realize ajustes conforme novas descobertas ou mudanças de cenário.

Benefícios de um plano de contingência bem estruturado

A principal vantagem de um plano de contingência bem estruturado é a possibilidade de o negócio farmacêutico se antecipar aos problemas. Esta pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de toda a sua operação.

Além deste, confira outros ganhos reais que o plano de contingência pode trazer ao seu negócio:

Prevenção de riscos

O mundo dos negócios é incerto e repleto de imprevistos. No setor farmacêutico, que lida com produtos fundamentais para a saúde e bem-estar da população, é fundamental poder visualizar os riscos antes que eles ocorram e saber como enfrentá-los.

Redução do impacto financeiro em crises

Por meio do plano de ação previamente estruturado, as lideranças têm um guia de como notificar clientes, informar autoridades e reduzir as consequências. Dessa forma, é possível reduzir as perdas financeiras – o que seria impossível sem o planejamento prévio.

Conformidade com a Anvisa

A Anvisa executa um papel fundamental para a regulamentação da qualidade, eficácia e segurança dos medicamentos. O órgão exige planos de contingência para aprovar as boas práticas de distribuição e armazenamento com o intuito de garantir a manipulação correta dos itens farmacêuticos, mesmo em situações emergenciais.

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Continuidade das operações

Por fim, um plano estruturado ajuda as empresas a seguirem procedimentos claros e tomar ações rápidas para conter os danos. Essa agilidade pode ser crucial para assegurar a sustentabilidade do negócio.

Qual a importância de um plano de contingência no setor farmacêutico?

O ecossistema farmacêutico é dinâmico e exige eficiência logística de ponta a ponta. Esse é um componente fundamental, que pode interferir no sucesso ou no fracasso das operações e no acesso a medicamentos importantes para a população.

Por esse motivo, contar com planos de contingência é uma estratégia fundamental para garantir a eficiência, a continuidade e a integridade do fornecimento dos itens farmacêuticos, mesmo diante de situações adversas.

Por exemplo, é possível desenvolver planos de contingência para a cadeia de frio de vacinas e medicamentos. Isso porque as condições de temperatura no armazenamento e no transporte de medicamentos impactam na qualidade dos produtos sensíveis às condições do ambiente. 

No contexto farmacêutico, isso significa estar preparado para lidar e responder rapidamente a eventos adversos em todas as etapas de produção e distribuição. Além disso, eles ajudam a reduzir o impacto sobre a distribuição de medicamentos e garantir a qualidade desses produtos.

Todo plano de contingência deve atuar em frentes de alto impacto para os negócios do setor farmacêutico. Por isso, eles devem ser organizados por etapas e englobar análise de riscos, definição de responsabilidades e organização de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs).

Objetivos que devem nortear todas as etapas do plano de contingência

• Reduzir danos: os planos de contingência devem minimizar os impactos de eventos adversos, como falhas na produção ou na distribuição de medicamentos, vacinas e demais produtos. Isso é crucial para garantir a segurança dos pacientes e a qualidade dos produtos farmacêuticos;
• Minimizar desvios de qualidade: ao definir procedimentos claros para lidar com desvios de qualidade, o plano protege a reputação da empresa e garante a conformidade com as legislações do setor. A rápida resposta a problemas também evita impactos negativos na confiança de parceiros comerciais;
• Preparação de pessoal e treinamentos: investir no treinamento das equipes é fundamental para garantir uma resposta rápida e alinhada aos objetivos da empresa e aos procedimentos padronizados do plano de contingência.

Normas importantes: Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) e ISO 31000

Para elaborar um Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) eficaz, as empresas podem seguir normas nacionais e internacionais, como a ISO 31000. A versão brasileira dessa norma é definida pela ABNT, e é identificada pela sigla NBR ISO 31000.

Essa regulamentação descreve como deve ser o PGR empresarial e estabelece as diretrizes para a gestão de riscos e serve como um guia para identificar, avaliar, tratar e monitorar os riscos nas empresas. 

Para organizá-lo, as empresas precisam mapear os riscos que podem afetar sua qualidade e definir seus objetivos de prevenção. Também é importante incluir fatores internos e externos que podem afetar os objetivos organizacionais. 

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ISO 9001: Gestão e mentalidade de risco

Outra norma importante para a gestão de riscos é a ISO 9001. Ela aborda o conceito de mentalidade de risco, que é definido como uma postura preventiva que deve ser adotada por todos os profissionais envolvidos na gestão de risco.

Os conceitos de gestão de riscos e mentalidade de risco são parecidos e estão interligados, por isso podem gerar confusão em muitos profissionais. 

Porém, a gestão de risco se refere ao processo de identificar, analisar e planejar ações para evitar situações indesejadas ou potencializar oportunidades. Essa área estratégica age como um escudo protetor para prevenir ameaças e preparar a empresa para situações que podem afetar sua gestão da qualidade. 

Por outro lado, o conceito de mentalidade de risco é essencial para que o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) seja eficaz. Ela vai além de procedimentos escritos e documentados pelas empresas: envolve a implementação de uma cultura de prevenção nas empresas. 

Por isso, equipes de qualidade e de gestão de risco devem analisar constantemente as possibilidades de algo dar errado e agir proativamente para evitar esses eventos.

RDC 658: Sistema de Ação Corretiva e Preventiva (CAPA)

Outra norma que contribui para a gestão é a RDC 658 da Anvisa, que trata sobre as Boas Práticas de fabricação de medicamentos. 

Nessa norma, a agência reguladora define que o Gerenciamento de Risco da Qualidade (GRQ) em indústrias farmacêuticas deve incluir a criação de um Sistema de Ação Corretiva e Ação Preventiva (CAPA). 

O CAPA deve utilizar ferramentas de gestão da qualidade e gerenciamento de riscos para investigar a ocorrência de eventos prejudiciais à qualidade, como desvios e não conformidades. A partir dessa avaliação, o CAPA deve elaborar planos de ação para prevenir e corrigir esses desvios. 

Assim, o Sistema de Ação Corretiva e Preventiva é uma peça-chave no gerenciamento de riscos farmacêuticos, garantindo a excelência dos produtos e dos processos no setor.

O papel da tecnologia na contingência

As soluções tecnológicas cumprem um papel fundamental na implementação de planos de contingência eficazes. Isso porque auxiliam no gerenciamento de riscos de maneira ativa, proativa e em tempo real, além de otimizar a tomada de decisões em crises.

Assim, com dados em tempo real, os gestores podem avaliar a situação de maneira mais eficaz, considerar alternativas e tomar decisões com rapidez. Além disso, ferramentas como Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado de Máquina ajudam a analisar os dados rapidamente e identificar os melhores caminhos a seguir.

Soluções de IoT, por exemplo, podem monitorar a temperatura de produtos sensíveis em tempo real e ajudar no acompanhamento das condições e ajustes imediatos para garantir os parâmetros de qualidade ideais.

Essas soluções ajudam a reduzir os riscos de perda e a garantir a conformidade com as regulamentações para o setor farmacêutico. Aliado a tecnologias avançadas, o gerenciamento de riscos fortalece a resiliência das empresas diante de situações de crise.

Como tecnologias como a SyOS ajudam na contingência

A SyOS é uma solução de monitoramento de temperatura e umidade fundamental para a gestão de risco farmacêutica. Nossa solução permite que gestores da qualidade monitorem medicamentos e vacinas em tempo real em todas as etapas de produção ou distribuição farmacêutica.

Além do monitoramento inteligente 24×7, a solução conta com uma IA integrada que envia alertas sempre que identifica variações fora do padrão. Com esses dados, você pode incrementar a eficiência de seus planos de contingência a partir de dados reais e confiáveis.

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Plano de contingência em 5 pontos-chave

O plano de contingência é um roteiro de ações que a equipe de qualidade pode acionar diante de situações de crise. Além disso:

1. É necessário planejar com antecedência
   Assim, quando uma crise ocorrer, gestores e equipes saberão exatamente o quê, quando e como fazer para conter os danos;
2. O plano de contingência não vale para qualquer risco
   É necessário mapear e classificar os riscos de acordo com sua probabilidade e impactos – apenas aqueles com altas chances de incidência necessitam de planejamento de contingência;
3. O plano de contingência pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso da empresa
   Ter essa estratégia previamente definida ajuda a ter calma e segurança diante de situações de crise e pode ajudar a empresa a manter sua sustentabilidade mesmo diante de problemas;
4. Soluções tecnológicas são estratégicas em situações de crise
   Tecnologias que realizam o monitoramento, coleta e análise de dados podem otimizar a tomada de decisões e ajudar na contenção de danos;
5. No setor farmacêutico, o monitoramento de temperatura inteligente evita crises
   Com soluções como a SyOS, é possível evitar perdas de produtos e riscos à saúde da população com informações confiáveis e em tempo real sobre as condições ambientais de medicamentos e vacinas.

Contar com um plano de contingência e com soluções tecnológicas é fundamental para  a gestão de riscos farmacêuticos. E a SyOS pode ser uma aliada para a contenção de danos devido às variações de temperatura. Fale com nossos especialistas e garanta sua tranquilidade:

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Sobre a SyOS

Somos uma startup que tem o objetivo de revolucionar a cadeia do frio no Brasil, através de tecnologias de IoT e Inteligência Artificial aplicadas no monitoramento de produtos que precisam de uma temperatura ideal para manter sua qualidade, como alimentos, vacinas e medicamentos.    

Com isso, empresas que atuam com a gestão do frio têm acesso a dados, relatórios e alertas que ajudam a tomar decisões para otimizar suas operações, evitar a não conformidade e reduzir prejuízos. 

Descubra mais sobre a SyOS ou entre em contato com o nosso time de especialistas para conhecer melhor nossa solução.