Procedimento Operacional Padrão: o que é o POP? 

A busca por excelência e eficiência é uma constante no contexto empresarial. Assim, um dos instrumentos mais eficazes para alcançar esse objetivo é o Procedimento Operacional Padrão, conhecido como POP.  

Esse documento reúne orientações detalhadas para a execução de atividades específicas. Além disso, essas diretrizes são fundamentais para assegurar qualidade, consistência e conformidade com normas regulatórias ou internas das empresas. 

Os POPs podem ser aplicados à gestão de diversas atividades empresariais. Além disso, ajudam as empresas a gerir tanto com atividades diárias como os imprevistos, já que oferecem alternativas para riscos previamente mapeados. 

Neste artigo, você poderá tirar suas dúvidas sobre os POPS, sua importância, quais a Anvisa exige e como usar a tecnologia para manter a conformidade. Continue essa leitura e confira! 

O que é um POP? 

O POP, ou Procedimento Operacional Padrão, é um documento que traz instruções detalhadas que descrevem todas as etapas necessárias para realizar uma atividade de forma padronizada.  

Esse manual traz orientações exatas e padronizadas para garantir a consistência na realização das atividades. Assim, promove eficiência operacional, reduz erros e mantém o padrão de excelência dos produtos ou serviços. 

Implementar POPs é uma excelente estratégia para auxiliar no controle de qualidade de empresas e reduzir erros e variações indesejadas nos processos. Isso porque assegura que cada tarefa seja executada da mesma maneira, independente de quem a realiza.  

Qual o objetivo do POP? 

O principal objetivo do POP é viabilizar controles de segurança e qualidade. Porém, o documento também atende a outras finalidades, como: 

• Eficiência operacional: aprimorar a execução das atividades e reduzir tempo e recursos necessários; 
• Capacitações: simplificar o treinamento de novos colaboradores e fornecer instruções acessíveis e detalhadas a respeito dos processos; 
• Gestão de riscos: mapear e reduzir ameaças à segurança, qualidade e eficiência das operações; 
• Monitoramento: evitar erros e retrabalho e identificar oportunidades de melhoria com rapidez; 
• Análise de fornecedores: determinar critérios para selecionar e avaliar fornecedores com base em confiabilidade, qualidade e conformidade; 
• Prevenção de riscos: implementar medidas para identificar potenciais riscos para proteger a saúde e a integridade dos funcionários. 

Qual é a diferença entre POPs e Manual de Boas Práticas (MBP)? 

É comum que as pessoas confundam os POPs com o Manual de Boas Práticas. Porém, é preciso ter em mente que esses são registros distintos. O POP é mais detalhado e direto, enquanto o manual é mais extenso e abrangente. Entenda as principais diferenças entre eles:  

POPs 

Os procedimentos operacionais são obrigatórios, e sua implementação tem como objetivo: 

• Padronizar; 
• Operacionalizar; 
• Determinar a ordem dos processos; 
• Agilizar a rotina. 

Eles são essenciais para formalizar tarefas repetitivas em uma organização, e descrevem tarefas e itens específicos. Seu objetivo é garantir que as operações sejam realizadas da maneira correta e seguindo os parâmetros determinados. 

Assim, o POP deve estar disponível em um ambiente acessível a todos para ser consultado sempre que necessário. Além disso, sua atualização deve ser constante, e deve seguir a ética com transparência. 

Manual de Boas Práticas 

Já o Manual de Boas Práticas prevê que a produção esteja de acordo com as regras vigentes. Além disso, esse documento também é obrigatório, de acordo com a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa). 

Sua função é documentar a maneira como o trabalho deve ser executado para resultar na qualidade exigida pelo consumidor. As empresas podem desenvolver seu próprio manual e devem disponibilizá-lo para os colaboradores. 

O documento engloba aspectos das operações diárias e instalações físicas, assim como as maneiras de executar cada etapa e os responsáveis por elas. O manual deve conter itens como: 

• Normas sanitárias; 
• Manutenção e higienização de equipamentos, instalações e utensílios; 
• Controle de água; 
• Dedetização; 
• Treinamento de funcionários; 
• Saúde dos manipuladores; 
• Descarte de resíduos; 
• Controle de qualidade. 

Qual a importância do Procedimento Operacional Padrão? 

Especialmente em setores altamente regulados, como o farmacêutico, o da saúde e o alimentício, criar POPs é essencial. Isso porque os documentos ajudam a garantir: 

• Segurança; 
• Redução de riscos de contaminação; 
• Excelência dos produtos e insumos; 
• Aumento da produtividade; 
• Conformidade com normas sanitárias; 
• Agilidade operacional. 

Além disso, esses manuais cumprem um papel essencial na eficiência da gestão de operações de uma empresa, porque possuem uma estrutura clara e consistente para a execução das tarefas. 

Em setores tão sensíveis, nos quais a conformidade com as regulamentações é fundamental, os POPs ajudam a assegurar os padrões de segurança e qualidade.   

Vantagens do POP 

Abaixo, você confere os principais benefícios dos Procedimentos Operacionais Padrão para as operações: 

Mais alinhamento entre gestores e equipes 

Contar com registros de procedimentos para todas as etapas de produção contribui para a distribuição de tarefas, em especial quando a operação é de grande escala. Isso porque os líderes conseguem repassar instruções de forma eficiente e os profissionais conseguem repetir o que devem fazer de maneira exata. 

Mais produtividade 

Quando cada colaborador entende exatamente o que precisa fazer, os processos se tornam mais fluídos. Os POPS e a organização das funções de cada colaborador contribuem para um aumento da performance, além de menos interrupções, mais colaboração e aumento do nível técnico. 

Mais previsibilidade nos processos 

É muito mais simples lidar com os desafios quando a liderança se prepara para erros e falhas que podem acontecer. Por isso, o POP deve incluir um levantamento de riscos para deixar o time ciente sobre as eventualidades que podem surgir. 

Menos erros 

Ao documentar a rotina em POPs, a liderança reforça as exigências legais para a segurança e a qualidade dos produtos e serviços. Assim, o material deve conter os riscos e as instruções do que deve ser feito para evitar falhas. 

Mais segurança e qualidade 

Por fim, as instruções pré-definidas ajudam a tornar os processos mais seguros e a garantir que todos sigam o padrão de qualidade. Essa é uma medida eficiente e de baixo custo para garantir segurança e qualidade contínuas aos processos. 

Quais são os tipos de Procedimento Operacional Padrão? 

Confira os principais tipos de POPs, de acordo com seu objetivo, para identificar o mais aderente às suas necessidades: 

POP de qualidade 

Seu objetivo é assegurar a qualidade da produção nas empresas. Para isso, o documento deve descrever detalhadamente os procedimentos e indicar parâmetros como: 

• Temperatura; 
• Quantidade; 
• Maneira como cada atividade deve ser executada. 

Assim, é possível reduzir problemas como: erros de produção, retrabalhos, itens com defeito e desperdícios. 

POP de segurança 

Seu objetivo é garantir a integridade dos trabalhadores. Assim, deve trazer as principais regras que os trabalhadores devem seguir, como uso de Equipamento de Proteção Individual (EPI) e instalação de Equipamentos de Proteção Coletiva (EPCs), e indicar medidas a serem tomadas em emergências.  

Esse tipo de POP também pode ser utilizado para comprovação em casos de processos e auditorias. Isso porque atesta que os trabalhadores sabem que devem aplicar as normas de segurança e que a empresa está fazendo tudo para segui-las. 

POP de armazenamento 

Seu objetivo é direcionar o armazenamento correto dos produtos. Assim, o documento indica o local e a maneira correta de estocar cada tipo de produto. Além disso, instrui os colaboradores sobre: 

• Métodos de armazenagem; 
• Temperatura; 
• Prazos de armazenamento; 
• Periculosidade; 
• Informações de segurança. 

Com isso, ajuda a garantir que os processos estejam dentro das normas e a evitar prejuízos como a perda de produtos devido à má conservação. Em alguns casos, as empresas podem contar ainda com um POP de controle de temperatura específico.

POP metódico 

Seu objetivo é prevenir problemas. Isso porque determinam diversas ações que devem ser tomadas diante de um contratempo.  

Por exemplo, é possível criar um POP para quando um equipamento apresenta falhas. O documento deverá trazer informações sobre como lidar com o problema e dados a colher e acompanhar. 

POP de produção 

Seu objetivo é assegurar a qualidade dos produtos e evitar falhas. Isso porque o documento traz detalhes de todos os processos produtivos com o objetivo de garantir a adequação dos itens às normas de comercialização e a segurança dos consumidores. 

O que deve constar no POP?

Os POPs devem conter informações específicas para cada área de aplicação. Apesar disso, existem alguns componentes básicos que fazem com que um Procedimento Operacional Padrão esteja completo. Confira quais são: 

• Nome do processo padronizado; 
• Área de aplicação na empresa; 
• Responsáveis pela elaboração e revisão do documento;  
• Cargos relacionados a cada atribuição, sem citar o nome da pessoa para possibilitar a ampliação; 
• Fluxograma de etapas e sequências em que devem ser cumpridas; 
• Ferramentas e materiais necessários;  
• Equipamentos de uso obrigatório; 
• Normas, legislações e regulamentos que devem ser seguidos. 

Como fazer um Procedimento Operacional Padrão (POP)? Passo a passo 

Confira seis passos que irão auxiliar os gestores e colaboradores a estruturar POPs personalizados para sua operação: 

Primeiro passo: Conheça bem sua operação  

É necessário realizar uma imersão em todos os processos para conhecer as especificidades do negócio antes de iniciar a criação dos documentos. Assim, é possível usar modelos como base e adequá-los à sua operação. 

Segundo passo: Escolha o procedimento 

Em seguida, é preciso escolher os procedimentos com cuidado e definir nomes claros e descritivos para os documentos. Esse cuidado é essencial para garantir que todos os envolvidos compreendam cada etapa. 

Terceiro passo: Selecione documentos importantes 

Mapeie todas as referências que podem ser úteis para as atividades que serão padronizadas. Você pode anexar normas da Anvisa, instruções da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) para a criação de checklists, documentos internos e outros. 

Quarto passo: Faça um descritivo detalhado

O POP deve apontar todas as etapas, cargos dos profissionais encarregados de cumpri-las, e momentos, locais e estágios em que devem ser cumpridas. Além disso, é possível incluir passo a passo e fluxogramas para facilitar a compreensão de todos. Isso porque o POP deve conter o máximo de instruções simples e diretas possíveis. 

Quinto passo: Faça um glossário 

O dia a dia de normas e processos industriais envolve diversas siglas específicas. Por isso, criar um glossário é importante para evitar confusões e trazer clareza. Assim, indique o significado de todas as siglas que constarem no documento. 

CONFIRA: Exemplo de glossário de siglas com base na RDC 658! 

Sexto passo: Determine indicadores e prazos para revisões 

Estabeleça quais serão os indicadores que serão acompanhados para analisar o desempenho dos POPs. Isso ajudará a ter uma visão precisa dos processos que estão funcionando e daqueles que necessitam de ajustes. 

Além disso, independente dos resultados, é necessário realizar validações de etapas e manuais periodicamente. Essa é uma maneira de viabilizar otimizações contínuas e tornar as operações cada vez mais eficientes. 

Quais os POPs exigidos pela Anvisa? 

A Anvisa exige que os estabelecimentos voltados à saúde, alimentação e bem-estar possuam alguns POPs. Esses documentos são essenciais para garantir o bom funcionamento do local e a segurança dos clientes e pacientes. 

Por isso, é fundamental que os estabelecimentos estejam sempre em conformidade com as exigências. Assim, é necessário mapear as atividades realizadas e desenvolver POPs para cada uma delas. 

Além disso, cada empresa terá procedimentos operacionais específicos, de acordo com a sua atividade. Por exemplo: 

• Um laboratório de análises clínicas precisará contar com POPs de controle de qualidade internos e externos;
• Já uma clínica de estética deverá ter POPs de esterilização de materiais e descarte de resíduos. 

Contudo, independente da atividade, existem alguns POPs comuns que são exigidos pela Anvisa, como por exemplo: 

• POPs de higienização das áreas, equipamentos e mobiliários; 
• POPs de controle de pragas; 
• POPs de manutenção de equipamento; 
• POPs de treinamento de funcionários; 
• POPs de manejo de resíduos. 

Quais são os POPs da RDC 275? 

A RDC 275 é uma norma da Anvisa que trata sobre as Boas Práticas na fabricação de alimentos. Seu objetivo é garantir a segurança dos alimentos e evitar contaminações e doenças transmitidas por alimentos (DTAs). 

A RDC 275 traz oito POPs obrigatórios. De acordo com art. 4 da resolução: 

“4.1.1. Os estabelecimentos produtores/industrializadores de alimentos devem desenvolver, implementar e manter para cada item relacionado abaixo, Procedimentos Operacionais Padronizados – POPs: 

a) Higienização das instalações, equipamentos, móveis e utensílios; 

b) Controle da potabilidade da água; 

c) Higiene e saúde dos manipuladores; 

d) Manejo dos resíduos; 

e) Manutenção preventiva e calibração de equipamentos; 

f) Controle integrado de vetores e pragas urbanas; 

g) Seleção das matérias-primas, ingredientes e embalagens; 

h) Programa de recolhimento de alimentos.” 

Esses documentos devem ser aprovados, datados e assinados por um responsável técnico ou proprietário do estabelecimento. Esse profissional firma o compromisso de implementar, monitorar, avaliar, registrar e cuidar da manutenção dos documentos. 

a) Higienização das instalações, equipamentos, móveis e utensílios 

Traz normas de higienização, e deve conter informações sobre o método de higienização, temperatura e outras informações necessárias. Assim, padroniza os processos de limpeza e garante a segurança e a redução de contaminações. 

b) Controle da potabilidade da água 

 Aborda operações relativas à potabilidade da água e regras para seu controle. Isso inclui a coleta de amostras, metodologia de análise e os responsáveis. Este POP deve ser aplicado quando o próprio estabelecimento realizar a higienização do reservatório. 

Se as determinações analíticas forem realizadas por uma empresa terceira, então é necessário apresentar o laudo de análise. Já se a higienização do reservatório for feita por terceiros, é preciso apresentar o certificado de execução do serviço com todas as informações. 

c) Higiene e saúde dos manipuladores 

Está relacionado aos procedimentos de higiene que os funcionários da fabricação de alimentos devem seguir. Assim, o documento define como devem ser: 

• O uso do uniforme; 
• Exames de saúde necessários; 
• Lavagem correta das mãos; 
• Medidas para casos de lesão nas mãos; 
• Detalhes do programa de capacitação dos manipuladores em higiene, etc. 

d) Manejo dos resíduos 

Traz as regras sobre como lidar com o lixo gerado durante a produção de alimentos, e inclui itens como, por exemplo: 

• Frequência e responsável pelo descarte; 
• Descarte correto; 
• Controles aplicados; 
• Procedimentos de higienização dos coletores de resíduos; 
• Coleta seletiva e outros. 

e) Manutenção preventiva e calibração de equipamentos 

Traz regras sobre a manutenção dos equipamentos envolvidos no processo de produção dos alimentos. Além disso, deve conter os dados relativos aos equipamentos de medição e a calibração dos mesmos. 

Assim, determina a temperatura da câmara fria, a regularidade de equipamentos de refrigeração e outros itens importantes para garantir a qualidade dos alimentos. Ao determinar essas questões técnicas, o POP promove a segurança e a qualidade dos produtos. 

SAIBA MAIS: Confira tudo sobre calibração de termômetro e sensor de temperatura!

f) Controle integrado de vetores e pragas urbanas 

Traz ações preventivas e corretivas para impedir a atração e a proliferação de pragas urbanas, como baratas, por exemplo. Assim, o POP deve determinar se a empresa adotará controle químico por empresa especializada ou adotar medidas próprias, como telas em ralos e janelas. 

g) Seleção das matérias-primas, ingredientes e embalagens 

Este POP determina os critérios para a seleção e o recebimento de matéria-prima, embalagens e ingredientes. Isso inclui aferição e controle de temperatura de armazenamento, por exemplo. 

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h) Programa de recolhimento de alimentos 

Traz determinações sobre como a empresa deve agir em casos de problemas com os alimentos. Caso isso ocorra, é necessário recolher o produto de maneira rápida e efetiva, e o POP deve conter a separação dos produtos e seu destino final. 

Quais são os 4 POPs obrigatórios pela RDC nº 216? 

Já a RDC 216 traz Boas Práticas de manipulação de alimentos e controle de temperatura. Além disso, está relacionado a serviços de alimentação, como restaurantes, açougues e supermercados. 

Ela determina que os POPs contenham instruções sobre a sequência das operações e a frequência das execuções. A resolução traz exigências específicas sobre itens como, por exemplo:  

Vetores e pragas urbanas 

 O POP deve conter medidas preventivas e corretivas para impedir que pragas urbanas se proliferem nesses estabelecimentos. Assim como na RDC 275, se o controle for químico, é preciso ter o comprovante de execução com as informações previstas na legislação sanitária. 

Higienização de reservatórios 

 Os POPs devem conter informações sobre a higienização de reservatórios mesmo quando forem realizadas por empresas terceiras. Da mesma maneira, se isso ocorrer, é necessário apresentar certificado de execução do serviço. 

Higiene e saúde dos manipuladores 

O POP deve determinar etapas, frequência e princípios usados para lavar e fazer a assepsia das mãos dos manipuladores de alimentos. Além disso, devem conter procedimentos para lesões nas mãos, sintomas de doenças e problemas de saúde que possam interferir na qualidade dos alimentos. 

Também é necessário descrever o programa de capacitação dos manipuladores em higiene com a carga horária, conteúdo programático e frequência de sua realização. A empresa deve manter um arquivo com o registro da participação dos funcionários. 

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Controle de temperatura: um POP essencial em setores regulados 

Os POPs podem ser aplicados em uma ampla variedade de atividades dentro de uma organização. Isso inclui desde procedimentos administrativos até operações industriais, de transporte e de atendimento ao cliente.  

O controle de temperatura, por exemplo, é uma das atividades que podem ser padronizadas por meio de um POP. Isso é possível tanto no setor farmacêutico quanto no setor alimentício, que lidam com produtos altamente perecíveis.  

Contar com esse tipo de documentação é essencial para garantir a conformidade com todas as normas e legislações que incidem sobre os serviços prestados. 

Além disso, ao documentar detalhadamente seus processos, as organizações conseguem identificar pontos de melhoria contínua. Com isso, tornam-se mais competitivas no mercado e aumentam a satisfação de parceiros, clientes e pacientes.  

Para entender melhor essas vantagens, veja abaixo exemplos de como implementar os POPs nos setores farmacêutico e alimentício para padronizar o controle de temperatura. 

1. POP de alimentos e cozinhas 

Cozinhas industriais e serviços de alimentação devem seguir um conjunto de práticas relacionadas a higiene pessoal, manipulação de alimentos, limpeza e sanitização dos ambientes, assim como de controle de temperatura.  

Algumas das RDC que incidem sobre essas atividades são:  

• RDC 216/2004: aborda as Boas Práticas para serviços de alimentação;  
• RDC 275/2002: trata sobre o Regulamento Técnico de POPs e as Boas Práticas para estabelecimentos produtores/industrializadores de alimentos; 
• RDC 216/2018: trata sobre as Boas Práticas de processamento de alimentos. 

2. POP para farmácia: controle de temperatura de termolábeis 

A implementação de POPs em farmácias varia conforme o tipo de atividade prestada, como as atividades desempenhadas em farmácias hospitalares, de manipulação ou drogarias. 

Veja abaixo alguns detalhes que envolvem um POP de controle de temperatura para drogaria: 

POP farmácia e drogaria 

As drogarias costumam atuar no atendimento direto ao consumidor. Isso inclui tanto a venda de medicação quanto a prestação de serviços como a aplicação de vacinas.  

Um exemplo de Procedimento Operacional Padrão usado nas farmácias é o POP de controle de temperatura e umidade. Esse documento visa garantir a armazenagem correta de medicamentos sensíveis à temperatura, conhecidos também como termolábeis.  

 O controle de temperatura de termolábeis é descrito pela RDC 430 da Anvisa e exige o uso de instrumentos de medição com certificado de calibração.  

Além disso, é necessário fazer a medição de temperatura e umidade em períodos diferentes do dia. Também é preciso manter um registro dos dados coletados e das justificativas dadas às eventuais ocorrências. 

3. POP para logística: controle de temperatura em trânsito

Os serviços de transporte de medicamentos ou alimentos também devem ter como base POPs que padronizam essas atividades.  

Um POP para transporte de bebidas e alimentos refrigerados, por exemplo, deve se atendar aos processos que asseguram a conservação de produtos altamente perecíveis, como sucos naturais, iogurtes, pescados e carnes.  

Semelhante a isso, um Procedimento Operacional Padrão aplicado ao transporte de medicamentos deve abordar, por exemplo, o tipo de instrumento utilizado para medir a temperatura e a maneira como os dados de monitoramento serão armazenados.  

Veja alguns detalhes desses procedimentos abaixo: 

POP para transporte de medicamentos 

A principal RDC para o transporte de medicamentos é a RDC 430 da Anvisa, que foi atualizada posteriormente pela RDC 653. 

Uma de suas principais exigências é o monitoramento da temperatura e da umidade dos medicamentos nos serviços de distribuição e transporte. Em especial, em relação aos medicamentos termolábeis, que incluem também as vacinas e a insulina.

Veja alguns detalhes da também chamada RDC para distribuidora de medicamentos: 

• Uso de instrumentos adequados para monitorar temperatura e umidade;  
• Execução da calibração de instrumentos e da recalibração em intervalos; 
• Registro eletrônico dos dados com armazenagem de informações por dois anos após sua geração. 

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4. POP para supermercado: controle de temperatura em ambientes de armazenagem e pontos de venda 

Os supermercados têm características específicas que exigem um rígido controle de temperatura, como a constante abertura de portas de freezers e balcões por parte dos consumidores. 

Isso exige que os profissionais do controle de qualidade prevejam esse comportamento e elaborem POPs que descrevem a frequência adequada de medição de temperatura. 

Além disso, os POPs para supermercado também podem orientar para a distribuição correta dos produtos no interior dos equipamentos, visando garantir a circulação homogênea do ar refrigerado. 

Veja exemplos de itens que devem constar em um POP para mercado: 

• Faixa de temperatura para produtos congelados; 
• Faixa de temperatura para produtos refrigerados; 
• Especificações dos instrumentos de medição; 
• Especificações do registro de dados (físico ou digital); 
• Periodicidade de medição. 

5. POP para indústrias: controle de temperatura na produção e na armazenagem 

Nas indústrias, os POPs envolvem não só os ambientes produtivos, mas também os ambientes de armazenamento de insumos, matérias-primas e produtos prontos. 

Por isso, é necessário ter um Procedimento Operacional Padrão para cada uma dessas etapas, com instrumentos adequados para garantir o controle de temperatura. 

CONFIRA: 8 razões para usar SyOS no controle de temperatura 

SyOS: tecnologia para Procedimento Operacional Padrão de controle de temperatura 

A SyOS é um startup que desenvolve tecnologia de Internet das Coisas (IoT) para monitorar temperatura e umidade com dados visíveis em tempo real pela internet. 

Essa solução é aplicável a empresas do setor alimentício, do setor farmacêutico e da área da saúde. Isso porque auxilia os profissionais de Qualidade na automação de processos, tornando o POP de controle de temperatura mais simples e eficientes.

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A tecnologia possui um papel essencial para otimizar os processos de qualidade dos negócios, em especial nos setores alimentício e farmacêutico. Contar com soluções tecnológicas para automatizar os POPs e ter dados em tempo real é uma forma de ter mais eficiência e agilidade no dia a dia. 

Além disso, é possível adicionar etapas ao POP, checar procedimentos e monitorar resultados por meio de painéis acessíveis de qualquer lugar. Conte com a tecnologia da SyOS para otimizar o POP de controle de temperatura em sua operação! 

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Sobre a SyOS

Somos uma startup que tem o objetivo de revolucionar a cadeia do frio no Brasil, através de tecnologias de IoT e Inteligência Artificial aplicadas no monitoramento de produtos que precisam de uma temperatura ideal para manter sua qualidade, como alimentos, vacinas e medicamentos.    

Com isso, empresas que atuam com a gestão do frio têm acesso a dados, relatórios e alertas que ajudam a tomar decisões para otimizar suas operações, evitar a não conformidade e reduzir prejuízos. 

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